Así ha sido la transformación digital de la Fundación Aspacia
Temática:
- Transformación digital
Descripción:
En un entorno cada vez más digitalizado, las entidades que no adopten tecnologías digitales corren el riesgo de quedarse rezagadas. Para evitarlo, la transformación digital es un proceso crucial mediante el cual pueden mejorar su eficiencia, sostenibilidad alcance e impacto social. Este cambio no solo implica la adopción de nuevas herramientas tecnológicas, sino también una reevaluación profunda de cómo las entidades pueden cumplir mejor su misión en un mundo cada vez más digital.
Lenna Sire, técnica responsable de Transformación Digital para la Fundación Aspacia, nos contó por qué decidieron iniciar este camino. Tras los cambios tecnológicos adoptados durante la pandemia de COVID-19, en Aspacia se dieron cuenta de la necesidad de consolidar su proceso de digitalización, que hasta entonces había sucedido de forma natural por las necesidades del contexto. Y este proceso más ordenado les ha servido para planificar e iniciar la automatización, optimización y fortalecimiento de sus procesos internos, así como de los servicios de atención externa que presta la entidad.
Además, esta experiencia les ha aportado interesantes aprendizajes sobre la gestión de fondos europeos de Recuperación, Transformación y Resiliencia – NextGenerationEU.
¡Te contamos más sobre su caso para que también pueda servirte a ti si estás o quieres iniciar un proceso similar!
El proyecto
La Fundación Aspacia es una organización no gubernamental feminista, cuyos fines son prevenir y erradicar todas las formas de violencia de género contra las mujeres, en especial la violencia sexual, desde una perspectiva feminista y con un enfoque de género, derechos humanos e interseccional, con la finalidad de contribuir a garantizar los derechos de todas las mujeres, en condiciones de igualdad y sin discriminación de ningún tipo.
Debido a la crisis sanitaria de la COVID-19, tuvieron que adaptarse rápidamente al teletrabajo y a la digitalización de sus servicios sociales, ofreciendo atención vía videollamada y WhatsApp, y adaptando los talleres de prevención a formato online, lo que generó desafíos por la falta de equipos y herramientas adecuadas, así como de conocimiento y competencias digitales entre su personal.
A ello, se sumó el aumento de sus recursos humanos y financieros, lo que sobrecargó al departamento de Administración y hacía necesario implementar un software de gestión integral para mejorar la eficiencia. También necesitaban renovar equipos tecnológicos obsoletos para facilitar el teletrabajo y mejorar las condiciones laborales.
En resumen, buscaban impulsar una transformación digital que les permitiera avanzar y mejorar los cambios iniciados por la pandemia.
Objetivos
A continuación, puedes consultar de forma resumida cuáles los objetivos que se marcaron:
Obstáculos y soluciones:
Por supuesto, no todo fue un camino fácil. Desde Aspacia tuvieron que hacer frente a varios obstáculos y retos. ¡Pero lo importante es que continuaron adelante!
Un desafío fue el desconocimiento generalizado dentro de la entidad sobre qué es la transformación digital y qué implica. Esto estaba acompañado de un déficit de competencias digitales, resistencia al cambio y falta de sentimiento de pertenencia entre las compañeras de la entidad. Esta resistencia es algo común ante cualquier transformación y es importante abordarla mediante una comunicación clara, capacitación continua y el fomento de un sentido de comunidad y propósito compartido dentro de la organización.
Otro reto fue la falta de directivas claras de comunicación y gestión de su presencia digital. Y un nivel básico de ciberseguridad y protección de datos. Asimismo, la obsolescencia de las herramientas digitales con las que contaban, incluyendo la plataforma de formación online, el software de contabilidad y los dispositivos informáticos. Además, los procesos de automatización estaban aún en una fase muy inicial.
Por último, no podemos olvidar que las mujeres y colectivos vulnerables a las que atiende Aspacia son uno de los grupos de población con mayor impacto de la brecha digital lo que puede dificultar su acceso a los servicios y recursos digitales que se promueven con la transformación digital.
Para hacer frente a las dificultades, en Aspacia se plantearon soluciones como:
- Incorporar a una persona con experiencia en el ámbito de la transformación digital. Y contar con consultorías de expertas para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales.
- Desarrollar un plan de comunicación interna y un plan de formación en competencias digitales para facilitar la implementación de los nuevos procesos, fortalecer el sentimiento de pertenencia y fomentar la adhesión al proceso de transformación digital.
- Mejorar y controlar su presencia digital a través de acciones de comunicación externa y colaboraciones con entidades, así como la optimización de su página web.
- Invertir en herramientas digitales y equipamiento tecnológico de mayor calidad para cubrir al máximo las necesidades y garantizar la sostenibilidad de estas herramientas a lo largo del tiempo (evitando así la obsolescencia).
- Cumplir con los criterios de accesibilidad y adaptar sus herramientas digitales al nivel de digitalización de sus públicos objetivos, tanto internos como externos.
Un proyecto financiado con fondos europeos
No podemos olvidar que este proyecto se realizó gracias al apoyo del Ministerio de Derechos Sociales y Agenda 2030, a través de los fondos recibidos de la Subvención de apoyo a la modernización de las entidades del Tercer Sector, financiados por el Fondo Europeo de Recuperación, Transformación y Resiliencia – NextGenerationEU
En un contexto de crecimiento, expansión de la entidad e integración de empleados, los fondos de la Unión Europea – NextGenerationEU son una oportunidad perfecta para arrancar un proceso de digitalización en las entidades sociales que les permita adaptarse a este entorno tan dinámico y evolutivo de la tecnología. ¡El Kit Consulting puede ser una buena forma de iniciarte en el proceso!
Puedes conocer más sobre el proceso de transformación digital de la Fundación Aspacia en este vídeo de presentación y en esta página web.
Resultados y valor añadido:
Así están ahora: ventajas y mirada al futuro
Actualmente, en Aspacia cuentan con un Plan de Transformación Digital, que les permite establecer una hoja de ruta a corto-medio plazo.
Han mejorado el equipamiento tecnológico de la entidad, adquiriendo herramientas digitales para optimizar el trabajo diario. Han automatizado y digitalizado dos procesos de atención directa. Y han desarrollado una plataforma web de referencia sobre la violencia sexual a nivel nacional.
En este momento, están reestructurando y optimizando su entorno digital en Microsoft SharePoint. Además, están buscando fondos para continuar con la automatización y digitalización de más procesos, tanto internos como externos, y para establecer una estrategia de ciberseguridad. Y próximamente iniciarán la reforma de la página web de la entidad.
Como resumen, desde Aspacia nos explican que están satisfechas con el proceso y destacan las siguientes ventajas:
