Recursos de apoyo sobre Costes Simplificados en los Fondos Estructurales y de Inversión de la Unión Europea
Temática:
- Fondos europeos
El periodo de programación 2007-2013 introdujo como una de sus novedades más destacadas la posibilidad de utilizar modelos de costes simplificados para certificar gastos al Fondo Social Europeo y FEDER. El periodo siguiente, 2014-2020, extendió las opciones a otros Fondos Estructurales y de Inversión y amplió las posibilidades existentes con el fin de lograr una mayor seguridad jurídica y una mayor armonización entre diferentes fondos.
Con el fin de proporcionar orientación técnica sobre la forma de interpretar y aplicar las normas de la Unión Europea en este ámbito, facilitar la ejecución del programa y fomentar buenas prácticas, la Comisión facilita diferentes recursos construidos sobre la base de la legislación europea.
En esta línea, el manual “Opciones de costes simplificados: un manual para profesionales” nos ofrece una visión completa para resolver las principales preguntas sobre los costes simplificados: qué son, cuáles son sus ventajas, para qué y cuándo se usan, qué diferentes tipos existen y qué puede aportar cada uno de ellos.
¿Qué son?
Las opciones de costes simplificados (OCS) son un método alternativo para calcular los costes subvencionables de una operación respecto del método tradicional. Tradicionalmente, el cálculo de los costes se realiza sobre la base de los costes en que se haya en efecto incurrido y que se hayan realmente abonado. Al utilizar opciones de costes simplificados, los costes subvencionables de una operación se calculan siguiendo un método predefinido basado en los productos, los resultados o algunos otros costes claramente definidos de antemano, ya sea mediante referencia a un importe por unidad o mediante la aplicación de un porcentaje.
Son cuatro los elementos clave que definen las OCS:
- Los costes simplificados se pueden expresar de diferentes formas: en números absolutos o como porcentajes de otros valores.
- Estos costes son promedios, es decir, se aproximan a los costes reales. El nivel de precisión debe evaluarse caso por caso y es importante recordar que la aproximación perfecta no existe.
- Solo cubren los costes elegibles para el reembolso, de acuerdo con las normas nacionales y de la Unión Europea. Es decir, aquellos costes susceptibles de ser financiados por la UE.
- Deben determinarse antes de implementar las acciones (definición ex ante), lo que no implica solo determinar los porcentajes, sino definir claramente qué se va a financiar y cómo.
¿Por qué usarlos?
La novedad es que constituyen un paso importante hacia la simplificación de los proyectos financiados con fondos europeos. Este tipo de costes son considerados una medida para reducir los costes administrativos y la carga que implica la gestión de operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales y de Inversión Europea (EIE). El uso de costes simplificados permite también “centrar más los recursos humanos y el esfuerzo administrativo que conlleva la gestión de los Fondos EIE en el logro de los objetivos políticos, y no en la recopilación y la verificación de documentos financieros.”[1]
Así, por ejemplo, cuando se utilizan los costes simplificados ya no es necesario rastrear cada euro de gasto cofinanciado, lo que supone un alivio importante para la administración y contribuya a un uso más eficaz y correcto de los fondos.
Ventajas de su uso:
- Menor tasa de error en la estimación de gastos subvencionables en comparación con los costes reales.
- Una mejor programación, seguimiento y evaluación.
- Un acceso más fácil a los fondos EIE (FSE, FEDER, Feader, FEMP, Fondo de Cohesión) para los pequeños beneficiarios.
- Mayor viabilidad y sostenibilidad de los enfoques basados en resultados.
- Relación mejorada, a todos los niveles, entre autoridades e interesados.
- Foco de los recursos en los logros políticos y no en los financieros.
- Simplificación del proceso de gestión.
¿Cuándo y dónde usarlos?
De forma general podríamos hablar de que los costes simplificados son opcionales, las autoridades de gestión deben decidir si las utilizan o no para operaciones financiadas mediante subvenciones y ayudas reembolsables[2]. Sin embargo, también existen algunas situaciones de uso obligatorio, que la Guía recoge.
Más allá de estos casos, se recomienda utilizar los costes simplificados cuando se den una o varias de las siguientes circunstancias:
- Los Estados miembros deseen que la gestión de los Fondos EIE se centre más en los productos y avance hacia el logro de los resultados y no en las contribuciones.
- Los costes reales sean difíciles de verificar (muchos documentos justificativos para pequeños importes con poco impacto o con ningún impacto singular en el resultado previsto de las operaciones, claves de prorrateo complejas, etc.).
- Se disponga de datos fiables sobre la ejecución financiera y cuantitativa de las operaciones.
- La gestión de documentos sea más sencilla.
- Las operaciones pertenezcan a un marco estándar.
- Ya existan métodos de OCS para categorías similares de operaciones y beneficiarios con arreglo a un plan con financiación nacional o a otro instrumento de la UE.
De esta manera, en la práctica, las autoridades administradoras de los fondos deben seleccionar y priorizar las operaciones que van a ser cubiertas por estos costes, ya que sería complicado desarrollar metodologías para todas las operaciones. La selección de las intervenciones que cubrirán los costes se basa en dos factores clave:
- ¿Cómo de factible sería desarrollar costes simplificados para la operación específica?
- ¿Cómo de relevantes serían las ventajas que podrían lograrse?
Tipos de costes simplificados
Dentro de esta forma de gestión encontramos diferentes tipos y opciones:
- Tipos fijos: se calculan categorías específicas de costes subvencionables, que están identificados previamente, aplicando un porcentaje fijado de antemano a una o varias categorías de costes subvencionables.
- Escalas estándar de costes unitarios: la totalidad o parte de los costes subvencionables de una operación se calcularán sobre la base de actividades cuantificadas, insumos, productos o resultados multiplicados por escalas estándar de costes unitarios establecidos anteriormente.
- Sumas fijas: todos los costes subvencionables o parte de los costes subvencionables de una operación se calculan sobre la base de un importe preestablecido y debidamente justificado por la autoridad de gestión, que se paga si se completan actividades y/o productos predefinidos.
Además, también podría ser interesante la combinación de dos tipos de costes dentro de la misma operación para equilibrar las características de cada tipo. La elección de uno u otro dependerá de las acciones y de lo que se pretenda con ellas.
Existen otros materiales de referencia que nos pueden ayudar en la comprensión y uso de las OCS y que es interesante consultar. Por ejemplo, las Directrices publicadas por la Comisión en 2014 hacen una comparación interesante sobre la aplicación de costes simplificados en diferentes periodos de programación, haciendo un resumen de sus principales elementos.
Por su parte, la Guía ‘Opciones de costes simplificados’ y ‘Financiación no vinculada a costes’ en el ámbito de la inclusión social y la juventud ofrece ejemplos y situaciones reales sobre su puesta en marcha en diferentes servicios de la Unión Europea.
Finalmente, puedes ampliar la información sobre el cálculo de costes simplificados en este artículo que publicamos hace tiempo en Compasss, y que incluye algunos ejemplos que pueden ayudarte a comprender mejor este método.
[2] Los costes simplificados solo pueden utilizarse en el caso de las operaciones financiadas a través de las subvenciones y la asistencia reembolsable (artículo 67, apartado 1, del RDC).