Subvenciones por módulos, costes simplificados

La justificación por módulos o costes simplificados es una buena práctica impulsada por Europa para la justificación con el objeto de reducir la carga administrativa y focalizar los esfuerzos en los objetivos que busque la financiación

1. ¿Qué es la justificación por módulos?

Se trata de un método de justificación económica de ayudas basada en los resultados o productos en lugar de la acreditación de los costes reales efectivos. Este método ha sido impulsado por el tribula de Europeo e implementado por la Comisión Europea.

A nivel Europeo, y por consiguiente, su afección directa a los estado miembros, comenzó ya en la Regulación del Fondo Social Europeo (FSE) durante le periodo de Programación 2001-2013. El uso de esta modalidad a continuado fomentándose y extendiese su uso desde entonces con un fin. Reducir los Costes administrativos tanto de las autoridades verificadoras como de las propias entidades beneficiarias. Esto permite 2 objetivos importantes. Para las Autoridades de Gestión de fondos permite centrar más recursos en el logro de recursos y detección de posibles riesgos de fraude de otra índole. Asimismo, facilita que entidades beneficiarias más pequeñas que hasta el momento no accedían a ciertas subvenciones por su complejidad y costes administrativos a la hora de justificación, puedan acceder y centrar sus recursos en la obtención de objetivos y productos.

Las opciones de costes simplificados se recogen en el art. 14 del Reglamento (UE) 1304/2013.

2. Ámbito de aplicación de los módulos.

En el caso de España la justificación por módulos es perfectamente compatible con la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS). Las bases reguladoras de las subvenciones podrán prever el régimen de concesión y justificación a través de módulos en aquellos supuestos en que se cumplan los siguientes requisitos:

  1. Que la actividad subvencionable o los recursos necesarios para su realización sean medibles en unidades físicas.
  2. Que exista una evidencia o referencia del valor de mercado de la actividad subvencionable o, en su caso, del de los recursos a emplear.
  3. Que el importe unitario de los módulos, que podrá contener una parte fija y otra variable en función del nivel de actividad, se determine sobre la base de un informe técnico motivado, en el que se contemplarán las variables técnicas, económicas y financieras que se han tenido en cuenta para la determinación del módulo, sobre la base de valores medios de mercado estimados para la realización de la actividad o del servicio objeto de la subvención.

Cuando las bases reguladoras prevean el régimen de concesión y justificación a través de módulos, la concreción de los mismos y la elaboración del informe técnico podrán realizarse de forma diferenciada para cada convocatoria.

3. Tipos de módulos cálculo y aplicación de módulos:

Par el caso de formación e inserción laboral nos podemos fijar en la tipología de módulos de ayudas cofinanciadas por FSE. Para este caso, la normativa comunitaria La normativa comunitaria estableces tres sistemas de opciones de costes simplificados: Financiación a tipo fijo, Baremos estándar de costes unitarios y Importes a tanto alzado/sumas globales.

A continuación, se describen dichas opciones incluyendo un ejemplo de las mimas:

Financiación a tipo fijo:

Podrán ser subvencionables las categorías específicas de costes de una operación que se han identificado claramente de antemano y que se calculan aplicando un porcentaje, fijado previamente, a otra u otras categorías de costes subvencionables. Cuando se utiliza este tipo de sistema, se deben definir las categorías de gastos que corresponden a cada bloque: costes directos de personal, otros costes directos y costes indirectos; sabiendo, además, que las categorías de gastos se incluirán en uno y sólo en uno de los tres bloques. Dentro de esta tipología, se establecen los siguientes modelos:

    • Para calcular los costes indirectos:
      • hasta un 25% sobre los costes directos (justificación)
      •  hasta un 15% sobre los costes directos de personal (no justificación)
    • Para calcular el resto de costes (diferentes a los de personal)
      • hasta un 40% de los costes directos de personal(no justificación)
  • Ejemplos de aplicación: de costes simplificados por financiación a tipo fijo:

 

Gráfico ejemplo Financiación Tipo Fijo

Figura 1 Ejemplo subvención con justificación por módulos a tipo fijo mediante formula de 15% de los costes directos de personal

 

Gráfico ejemplo 2 Financiación Tipo Fijo

Figura 2 Ejemplo subvención con justificación por módulos a tipo fijo mediante formula de 40% de los costes directos de personal

Baremos estándar de costes unitarios:

Podrán ser subvencionables los costes de una operación calculados sobre la base de las actividades, productos o resultados cuantificados multiplicados por los baremos estándar de costes unitarios establecidos de antemano.

Se calcula el coste sobre la base de actividades. Productos o resultados y se multiplica por el baremo establecido.

  • Ejemplos de aplicación:

Coste alumno y hora de formación:12 €/hora y alumno.

Se debe justificar el numero de horas efectivas de impartición real y se multiplicarán por el coste hora establecido.

Importes a tanto alzado/sumas globales:

Podrán ser subvencionables mediante esta modalidad los costes de una operación o una parte de ellos que se reembolsen sobre una cantidad global preestablecida y justificada conforme a unos acuerdos predefinidos sobre los resultados de las actuaciones o los productos.

  • Ejemplos de aplicación:

Se calculan costes unitarios por servicio en base a una cantidad preestablecida conforme a un acuerdo:

 

ejemplo calculo jornada

En este caso, se pagará como coste simplificado 8.000 Euros por jornada ejecutada. Y en la justificación se presentará exclusivamente documentación acreditativa de la organización e impartición de la misma. No debiendo justificar los costes reales (justificantes de gasto y pago incurridos en la misma)

4. Justificación a través de módulos.

Cuando las bases reguladoras hayan previsto el régimen de módulos, la justificación de la subvención se llevará a cabo mediante la presentación de la siguiente documentación:

  1. Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.
  2. Una memoria económica justificativa que contendrá, como mínimo los siguientes extremos:
    1. Acreditación sobre el número de unidades físicas consideradas como módulo.
    2. Cuantía de la subvención calculada sobre la base de las actividades cuantificadas en la memoria de actuación y los módulos contemplados en las bases reguladoras o, en su caso, en órdenes de convocatoria.
    3. Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia.

 5. Actualización y revisión de módulos.

Cuando las bases reguladoras de la subvención o las órdenes de convocatoria de ayudas que de ellas se deriven aprueben valores específicos para los módulos cuya cuantía se proyecte a lo largo de más de un ejercicio presupuestario, dichas bases indicarán la forma de actualización, justificándose en el informe técnico mencionado anteriormente.

Cuando por circunstancias sobrevenidas se produzca una modificación de las condiciones económicas, financieras o técnicas tenidas en cuenta para el establecimiento y actualización de los módulos, el órgano competente aprobará la revisión del importe de los mismos, motivada a través del pertinente informe técnico.

6. Obligaciones formales de los beneficiarios en régimen de módulos.

Los beneficiarios están dispensados de la obligación de presentación de libros, registros y documentos de trascendencia contable o mercantil, salvo previsión expresa en contrario en las bases reguladoras de la subvención.

7. Enlaces de interés

Reglamento UE nº 1303/2013.: https://www.boe.es/doue/2013/347/L00320-00469.pdf

Directrices sobre las opciones de costes simplificados (OCS): https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/thefunds/fin_inst/pdf/simpl_cost_es.pdf

Reglamento financiero 2018/1046: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046

Reglamento (UE) n ° 1304/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de diciembre de 2013 , relativo al Fondo Social Europeo y por el que se deroga el Reglamento (CE) n ° 1081/2006 del Consejo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/es/TXT/?uri=CELEX%3A32013R1304

Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-20977

Manual de implementación de costes simplificados http://www.mitramiss.gob.es/uafse/ficheros/simplificacion/manual_ocs2016F.pdf