Profesionalizar la gestión de personas en tu ONG: estandarización de procesos sin aumentar costes

En este post te traemos algunas recomendaciones claves para que tu organización pueda avanzar hacia una gestión más profesional, sostenible y sin aumentar en costes.

El reto de la profesionalización y organización de la Gestión de Personas

De acuerdo con el estudio reciente de la Plataforma del Tercer Sector, titulado Las relaciones laborales y la gestión de los recursos humanos en el Tercer Sector, más de la mitad de las entidades sociales carecen de un área formal de recursos humanos, lo que dificulta una adecuada gestión del talento. Estas organizaciones enfrentan desafíos específicos en la administración de personal dentro del tercer sector.

• Claridad en la asignación de responsabilidades: Uno de los principales retos es definir quién se encarga de cada área, como la selección, la formación o la resolución de conflictos. Sin una asignación clara, pueden surgir duplicidades, falta de seguimiento o confusión entre los miembros del equipo.
• Formalización de procesos de selección e incorporación: La ausencia de protocolos puede dificultar la integración de nuevos miembros y generar inconsistencias en la selección. El reto está en establecer pasos básicos, mediante protocolos sencillos, que ayuden a estandarizar la selección y el onboarding, asegurando que las personas implicadas sigan el mismo procedimiento.
• Mejora de la comunicación interna: La comunicación deficiente es fuente habitual de malentendidos, desinformación y deterioro del clima laboral. Para afrontarlo, es clave realizar reuniones periódicas y utilizar canales corporativos visibles y correos claros, manteniendo a todo el equipo informado y alineado con los objetivos de la organización.
• Digitalización de procesos: Muchas organizaciones enfrentan la falta de recursos para gestionar documentos, turnos o formaciones de manera eficiente. El reto consiste en aprovechar herramientas digitales gratuitas que faciliten la organización y la gestión, ahorrando tiempo y minimizando errores administrativos.

Soluciones prácticas para la estandarización

Para avanzar en la profesionalización y estandarización de la gestión de personas, es esencial establecer procesos claros que permitan a cualquier organización, independientemente de su tamaño, seguir unas pautas comunes. A continuación, se presentan claves para estandarizar el proceso de selección y generar procesos de onboarding sencillos para entidades sin un departamento de recursos humanos.

¿Cómo estandarizar el proceso de selección sin aumentar el coste?

Las entidades medianas y pequeñas, por limitaciones de recursos, dependen más de redes personales, referencias internas y, en muchos casos, de personas voluntarias como fuente principal de captación de talento. Los procesos de selección en las entidades pequeñas con frecuencia tienen un carácter más informal, lo que genera una relación directa con las personas interesadas, pero presenta retos en términos de estructuración y formalización que pueden perjudicar a las nuevas incorporaciones.

Una forma sencilla y no costosa de mejorar los procesos de selección es incorporar procedimientos sistematizados para la gestión de todo el ciclo de vida de la persona empleada, incluyendo la selección y el reclutamiento. Se puede establecer un protocolo claro y sencillo que incluya las fases principales: publicación de la vacante, recepción y preselección de candidaturas, entrevistas y comunicación de la decisión. Este protocolo, recogido en un documento interno simplifica el proceso, permite que distintas personas de la entidad puedan llevarlo a cabo de forma homogénea y que podamos replicarlo en el futuro cuando volvamos a necesitar hacer una nueva incorporación.

A. Definir el perfil para el puesto:

Identifica qué formación y competencias requiere el puesto. Para aclarar qué buscamos en la nueva incorporación, conviene formalizar nuestras expectativas en una descripción del puesto o Job description. Esta debería contener al menos los siguientes aspectos:

1. Competencias y habilidades: Tenemos que distinguir entre las competencias o habilidades técnicas, las competencias digitales y las competencias transversales:
   1. Habilidades técnicas: Son aquellas que requieren una cierta especialización en el puesto de trabajo que se va a cubrir. Por ejemplo, el conocimiento yo experiencia en determinadas metodologías de intervención, el manejo de bases de datos, la gestión administrativa o la comunicación.
   2. Competencias digitales: Aquí podemos detallar los sistemas informáticos que la persona usará o debe conocer, el uso de herramientas digitales o aplicaciones específicas. Por ejemplo, un software de gestión, un uso avanzado del paquete Office o el uso de herramientas de diseño.
   3. Competencias transversales: Son aquellas habilidades y capacidades de la persona que pueden aplicarse en distintos contextos profesionales y vitales. Nos hablan de cómo la persona gestionará situaciones de tensión, se relacionará con las personas usuarias o familias, cómo solucionará los retos que enfrente en su día a día, etc. Por ejemplo, nos pueden interesar reflejar competencias relacionadas con la planificación y organización, la iniciativa y resolución de retos, las preferencias a trabajar de forma colaborativa o la autonomía.
2. Formación y experiencia: En este punto detallaremos los requisitos de formación, si es necesaria una titulación específica, el conocimiento de idiomas o si hay un requisito de experiencia en puestos similares.
3. Condiciones: Aquí se concretarán temas clave como la retribución, el horario, la ubicación del puesto, el momento de incorporación o la posibilidad de teletrabajo. Opcionalmente, podemos indicar aquí otras cosas que ofrece la incorporación a tu entidad, como el llamada salario emocional o recompensas no monetarias. Esto puede incluir especial flexibilidad y medidas de conciliación, el ambiente laboral, una oportunidad de desarrollo profesional destacada, etc.

Muchas entidades y organizaciones valoran cada vez más las competencias y habilidades de las personas frente a la titulación. Esto refleja la flexibilidad y cambios que se producen en las trayectorias, las personas pueden pasar por distintos sectores, adquirir una variedad de experiencias y competencias útiles y manejar diferentes herramientas, con frecuencia alejadas de aquello para lo que se formaron inicialmente. Según el estudio de Asociación Española de Fundaciones (2025), las fundaciones medianas y pequeñas atraen una porción significativa de talento de otros sectores (43%), aunque su principal vía de captación de personas se da dentro del propio Tercer Sector (lo que se suele denominar "turismo organizacional" o movilidad dentro del sector). Esta característica se puede aprovechar para orientar nuestra búsqueda hacia personas con una trayectoria previa relacionada o buscar mayor diversidad de conocimientos y trayectorias profesionales que impulsen la innovación, en función de lo que necesitemos. En este sentido, es recomendable que nuestra descripción del puesto no delimite excesivamente los requisitos de titulación, pudiendo acotarse sencillamente a un ámbito o sector formativo.

Experiencia de la candidatura: El estudio también destaca la dificultad del sector de captar y mantener el compromiso de profesionales experimentados entre los 30 y 50 años. También subraya el valor del talento joven formado a través de programas de capacitación. Cuando faltan oportunidades de desarrollo y adecuadas políticas salariales, los jóvenes suelen cambiar de sector. Si quieres saber más sobre cómo apostar y conectar con los jóvenes te recomendamos el post: Juventud y relevo generacional: una apuesta de futuro para la sostenibilidad del tercer sector | COMPASSS.

B. Dónde comenzar la búsqueda de perfiles

Uso de Plataformas: La fuente más utilizada son las plataformas convencionales de reclutamiento (LinkedIn, InfoJobs, etc.), empleadas por el 32% de las organizaciones grandes y corporativas. Estas plataformas atraen una masa mayor de candidaturas, aunque no siempre se garantiza que los perfiles se adapten a la descripción de la vacante.

Redes Personales: Las fundaciones medianas y pequeñas dependen más del contacto directo con profesionales a través de redes personales o profesionales (27% de estas fundaciones). Los contactos profesionales son más escasos, pero el compromiso y la adaptación a la cultura organizativa suelen ser mayores.

Portales Específicos: Un 17% de las fundaciones medianas y pequeñas y un 15% de las grandes y corporativas recurren a portales web específicos del sector (como Hacesfalta.org o CoordinadoraONG) para conectar con candidatos con vocación en el ámbito social. Estos portales atraen un número menor de candidaturas y funcionan como un filtro en sí mismo, al estar dirigidos a un perfil profesional con intereses más afines a lo que buscamos.

C. Gestión de las candidaturas

• Comunicación clara: Informa a todas las personas candidatas sobre el estado de su proceso, aunque sea con un correo tipo. Esto mejora la imagen de la organización y la experiencia de quienes participan.
• Organización del proceso: Informa a las personas del equipo involucradas sobre su rol en el proceso de selección y acompáñalas en todas las etapas, cada tarea tiene una figura responsable y receptora.
• Aprovecha recursos gratuitos: Existen herramientas online gratuitas para gestionar candidaturas y entrevistas, así como modelos de documentos y guías de buenas prácticas (por ejemplo, Recruit CRM o Freshteam).
• Revisión y mejora continua: Evalúa el proceso tras cada selección e incorpora mejoras a partir de la experiencia y el feedback recibido.

¿Cómo estandarizar el proceso de onboarding?

Una vez finalizado el proceso de selección y elegida la persona que se incorporará a la entidad, es fundamental facilitar su integración en el equipo. Aunque muchas organizaciones del Tercer Sector no cuentan con un proceso formal de onboarding, establecer unos pasos mínimos de bienvenida y acompañamiento puede marcar la diferencia en la experiencia y la retención del nuevo talento. 

Consejos prácticos:

1. Documentar el proceso: Define y deja por escrito los pasos clave del onboarding: bienvenida, presentación del equipo, entrega de materiales, formación inicial y seguimiento. Comparte el proceso con todas las personas implicadas para coordinaros durante el onboarding.
2. Asignar responsables: Determina quién será la persona encargada de acompañar al nuevo profesional durante sus primeros días (puede ser el responsable directo o un “buddy” o mentor/a). Esto favorecerá la comunicación interna y la persona que se incorpora sabrá a quién dirigirse en todo momento.
3. Checklist de bienvenida: Elabora una lista de tareas para asegurar que no se olvida ningún paso: acceso a herramientas, presentación de la misión y valores, información sobre políticas internas, etc. Para esto, puedes utilizar herramientas como Trello, Notion o una simple hoja de cálculo compartida.
4. Formación inicial: Incluye una pequeña formación sobre la organización, los proyectos en marcha y los procedimientos básicos. Puede ser presencial, online o mediante materiales escritos. ¿Dispone de plataforma virtual de aprendizaje? Esta herramienta te puede ayudar a automatizar este proceso y registrar el progreso de cada persona.
5. Seguimiento y feedback: Programa una reunión de seguimiento a las dos o tres semanas para resolver dudas y recoger impresiones del nuevo profesional sobre el proceso. Puedes recoger impresiones y valoraciones que respondan a las preguntas: ¿Qué fue lo más útil del proceso de acogida?, ¿Qué mejorarías?, ¿Te has sentido acompañado/a?, etc.
6. Evalúa el proceso. Mediante las valoraciones aportadas por el/la profesional que se incorpora y los comentarios de mejora de las personas implicadas en el proceso, aplica mejoras y cambios hasta lograr el onboarding que se adapte mejor a las necesidades de tu entidad.

Estos son solo algunos consejos prácticos, pero cada ONG tiene su propia realidad. Te animamos a consultar el informe completo para profundizar y a compartir con la comunidad tus propias experiencias y recursos claves de entidades que ya estéis avanzadas en estos procesos. ¡Juntos/as podemos fortalecer el empleo y la gestión del talento en el Tercer Sector!