Herramientas digitales para mejorar la sostenibilidad ambiental de las entidades sociales

En ocasiones anteriores, hemos hablado sobre la estrecha relación entre la transformación digital y la sostenibilidad financiera de las entidades sociales. 

¿Sabías que la transformación digital también es esencial para mejorar la sostenibilidad ambiental de tu organización? La sostenibilidad ambiental es la capacidad de minimizar nuestro impacto negativo sobre el medio ambiente, a través de prácticas responsables que contribuyen al bienestar ecológico a largo plazo. 

Además, es un criterio fundamental para organizaciones que se dedican a causas sociales porque refuerza su credibilidad y su coherencia con los valores que defienden. Y puede ser un requisito clave para optar a financiación, ya que algunas personas o instituciones donantes y financiadoras pueden valorar el compromiso medioambiental como un requisito clave.

En este post, te hablamos de algunas buenas prácticas y de herramientas digitales que pueden ayudarte a proteger el medioambiente:

Gracias a estas herramientas, podrás reducir el impacto ambiental de las actividades de tu organización, generando menos residuos y consumiendo menos recursos. Además, te permiten gestionar de manera más eficiente aquellos recursos que sí necesitas, optimizando su uso y evitando desperdicios. Al adoptar estas prácticas, también contribuirás a un menor consumo de energía, fomentando un modelo de trabajo más sostenible y respetuoso con el medio ambiente.

Herramientas de almacenamiento online

El uso de herramientas digitales para compartir documentación no solo simplifica los procesos, sino que tiene un impacto positivo en el medio ambiente. 

• Nos permiten disminuir los materiales impresos. Al compartir documentos en línea, se reduce la necesidad de imprimir y, por tanto, la contaminación por el uso del papel, tintas y otros materiales asociados, como carpetillas o embalajes. 

• Y reducen los residuos digitales. Alojar archivos en un único lugar compartido elimina la necesidad de enviar múltiples copias por correo electrónico. Todo ello disminuye los residuos digitales, es decir, los archivos en desuso almacenados en servidores, algo que tiene gran impacto en el medioambiente, como explicaremos al final de este post.

Entre las herramientas para este uso, destacan:

• OneDrive: este sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft es uno de los más populares, especialmente en entornos laborales y educativos. Se integra perfectamente con otras herramientas, como las aplicaciones de Office (Word, Powerpoint, Excel…), lo que facilita la edición colaborativa en tiempo real y el envío de vínculos en lugar de archivos pesados. Tan solo con crear una cuenta de Microsoft, se obtienen 5 GB de almacenamiento gratuito. Sin embargo, su integración con las aplicaciones de escritorio requiere de una licencia de Microsoft 365. El equivalente para usuarios de Apple sería iCloud.

• Google Drive: una solución gratuita y versátil que solo requiere de una cuenta de Gmail para poder utilizar hasta 15 GB de almacenamiento gratuito. Además, su integración con Google Docs lo convierte en una excelente opción para la creación y edición de documentos en línea, sin necesidad de descargar aplicaciones de escritorio.

• Dropbox: otra herramienta conocida por su simplicidad y fiabilidad, que permite almacenar hasta 2 GB gratuitamente, ampliable mediante planes de pago. Box es una opción similar con 10GB de almacenamiento gratuito.

Herramientas de emailing

El uso de herramientas de emailing es una alternativa sostenible y eficiente frente al envío frecuente de publicidad postal, que no solo genera un elevado impacto ambiental, sino que también puede ser percibido de forma negativa por quienes la reciben. 

• Ayudan a reducir el desperdicio de papel. Gracias a la medición de datos (entrega, apertura, clics), podemos crear mejores campañas con mensajes personalizados para cada audiencia. Así, evitamos enviar contenido impreso que nos les interesa y va a terminar inmediatamente en la papelera.

• Y a disminuir de nuestra huella de carbono: al prescindir del transporte físico para la distribución de materiales, se reducen las emisiones de CO2 y otros gases contaminantes.

Entre ellas:

• Mailchimp: es una de las plataformas más populares para crear, enviar y analizar campañas de email marketing. Su versión gratuita permite enviar mails hasta 500 contactos y un máximo de 1.000 envíos al mes. 

• Brevo: esta herramienta antes era conocida como Sendinblue y es similar a MailChimp. Su versión gratuita permite 2.000 contactos y hasta 300 emails al día. 

• Acumbamail: se trata de una plataforma de origen español que tiene un enfoque accesible e intuitivo. Su plan gratuito permite hasta 250 suscriptores y 2.000 envíos al mes. En este post, tienes una guía para organizaciones sin ánimo de lucro. 

Herramientas para reuniones virtuales

Las herramientas que nos permiten crear espacios virtuales, ya sea para comunicarnos mediante videollamadas o para realizar actividades colaborativas como planificación, sesiones de teambuilding o talleres, no solo facilitan la interacción a distancia, sino que también contribuyen a reducir nuestro impacto ambiental. 

• Evitan desplazamientos. Varias personas pueden conectarse y hablar en tiempo real desde cualquier lugar del mundo sin necesidad de reuniones presenciales. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también disminuye las emisiones de CO2 asociadas a los transportes personales.

• Y los gastos energéticos de la oficina. Se evita así el consumo de gran cantidad de energía en iluminación, climatización o limpieza de grandes infraestructuras.

Entre ellas:

• Microsoft Teams: permite mantener conversaciones en tiempo real mediante chats privados, grupales, equipos de trabajo… Además, facilita la creación de reuniones virtuales, tanto con personas de la organización como externas. Se recomienda tener una licencia de Microsoft 365, ya que el uso gratuito es muy limitado.

• Zoom: conocida por su simplicidad y la calidad de sus transmisiones, está orientada a las reuniones virtuales y webinars. Con el plan gratuito, permite reuniones de hasta 100 participantes con una limitación de tiempo de 40 minutos. 

• Slack: especialmente útil para la comunicación interna en equipos. Permite organizar conversaciones por temas, integrar aplicaciones de terceros y realizar videollamadas. En esta herramienta es conveniente usar el plan de pago para tener acceso a sus principales funcionalidades.

• Trello, Asana: estas herramientas son ideales para la planificación y gestión de proyectos. En sus versiones gratuitas, ofrecen tableros visuales y funcionalidades que permiten asignar tareas, establecer plazos y realizar seguimientos. Planner es la versión equivalente de Microsoft 365, pero requiere de una licencia de pago.

• Mentimeter: es perfecta para dinamizar reuniones y fomentar la participación a distancia y el teambuilding. Permite un enfoque divertido y amigable para que las sesiones sean más amenas. Su versión gratuita permite hasta 50 participantes al mes.

Herramientas con un compromiso medioambiental

Existen herramientas que reinvierten sus ganancias para mejorar el ecosistema. Estas plataformas no solo cumplen con su función práctica, sino que también nos permiten contribuir de manera indirecta a la sostenibilidad del planeta. Su principal ventaja es que, simplemente con usarlas en nuestro día a día, estamos contribuyendo a su labor medioambiental.

Entre ellas, destacan los siguientes buscadores web:

• Ecosia: es un buscador que destina el 100% de sus ganancias proyectos de reforestación.

• OceanHero: este buscador, en lugar de plantar árboles, se dedica a retirar plásticos del océano. Según su web, han recogido más de 117 millones de botellas de plástico.

• Ekoru: similar a OceanHero, también retira basura del océano. Además, utiliza exclusivamente energías renovables para alimentar sus servidores.

• GiveWater: la falta de agua potable es una de las consecuencias de la contaminación y el cambio climático. Este buscador distribuye parte de sus beneficios a organizaciones que proporcionan agua potable y saneamiento a las comunidades que lo necesitan.

Antes de terminar, una mirada a los residuos digitales

La digitalización ha supuesto un avance significativo hacia prácticas más sostenibles, pero no está completamente exenta de impacto medioambiental. Almacenar datos y archivos en la nube requiere de una gran cantidad de energía que se emplea en alimentar y refrigerar los servidores que almacenan la información. Estos centros de datos, además, ocupan grandes extensiones de terreno. Y muchas veces almacenan archivos que realmente no tienen uso.

Ante esta situación, ¿qué podemos hacer? Es clave adoptar y promover una cultura que fomente un uso responsable de la tecnología en nuestra entidad. Por ejemplo, cuatro recomendaciones para aligerar la cantidad de datos que alojamos en estos servidores:

• fomentar gestos tan sencillos como borrar mensajes antiguos de nuestra bandeja de entrada

• darse de baja de newsletters no deseadas

• evitar el envío de archivos adjuntos (y usar en su lugar links compartidos) 

• o eliminar archivos sin uso de la nube.