Herramientas y recursos de ayuda para la gestión de proyectos
Temática:
- Gestión financiera
- Transformación digital
Mejorar la gestión y el control de los procesos internos nos permitirá desempeñar nuestro trabajo de forma más satisfactoria y eficiente. Por ello, en este post, exponemos diferentes herramientas y recursos que te servirán de ayuda en la implementación de los proyectos de tu entidad e impactarán en la sostenibilidad de la organización.
Podemos considerar que en la gestión de proyectos hay cuatro momentos críticos:
- Seleccionar las tareas fundamentales o prioritarias,
- Repartir las tareas a los miembros del equipo,
- Hacer un seguimiento en tiempo real del trabajo,
- Y realizar las tareas en el momento necesario.
Para apoyaros en estas cuatro tareas críticas de la gestión de proyectos, os dejamos diferentes herramientas que pueden ser útiles:
- Si hablamos de almacenamiento, destacan herramientas como OneDrive, Drive, Owncloud, Dropbox. Gracias a estos recursos, nuestra entidad puede tener carpetas guardadas y archivadas en la nube y todas las personas participantes pueden tener acceso a ellas de forma simultánea. We Transfer, por su parte, está más centradas en el envío y la transferencia de documentos puntuales y de forma rápida.
- Otro de los aspectos clave es la comunicación. El cambio y la inclusión de la tecnología como uno de los principales medios para relacionarse también se implantó en el ámbito laboral y como consecuencia de ello cobraron fuerza herramientas de mensajería instantánea o videoconferencia como: Skype, Teams, Meet o Zoom.
- Por último, la planificación. Ser capaces de ordenar y programar las tareas en el tiempo y espacio es una de las claves para garantizar el éxito de las acciones y en esto nos pueden ayudar programas como Clara AI o Google Calendar. Además, llama la atención Liquid Planner, una plataforma no solo capaz de gestionar proyectos sino también de hacer predicciones de tiempo y determinar cuando se terminarán las tareas.
- Evernote es una herramienta de almacenamiento de información que organiza los datos a través de notas. De esta manera, ayuda a recordar y clasificar cualquier tipo de proyecto desde un mismo lugar, liberando y flexibilizando los espacios de trabajo.
Para las entidades sin ánimo de lucro, acceder a las opciones para ONG de Microsoft y de Google pondría a su disposición muchas de estas herramientas y, de esta manera, apoyarles también en la gestión de proyectos de manera sostenible.
La organización es la clave para lograr mantener el orden en un proyecto y es especialmente necesaria si trabajas en equipo. Para que todo sea más fácil, existen también herramientas de software que te permiten una gestión integral y organizada. Son los denominados software de gestión de proyectos:
- Como espacios virtuales de trabajo destacan:
- Slack, una aplicación que permite la conexión interna de la empresa a través de mensajería instantánea y la difusión de información al resto del equipo. Además, podrás crear distintos espacios organizados, llamados “canales”, para comunicar y trabajar solamente con los miembros de cada proyecto.
- Por su parte, Trello funciona mediante la creación de tableros de proyectos y tarjetas personalizables con campos como etiquetas, fechas de entrega, responsable… Trello es una de las aplicaciones favoritas para la gestión de todo tipo de proyectos.
- Por otro lado, destaca Asana que va más allá y además de la gestión propiamente dicha te permiten crear y visualizar las actividades del equipo de principio a fin con el objetivo de poder ejercer un mayor control y conocer de manera más real el reparto de tareas. En esta misma línea también se encuentra Toggl Plan.
- Más orientados al cliente encontramos Project.co y Assembla. El primero de ellos, Project.co es una herramienta que permite la creación de proyectos colaborativos, no solo centrándose en la empresa, sino dejando un hueco para que los propios clientes, proveedores o autónomos implicados pueden participar directamente en él. Por último, Assembla se centra en el cliente ofreciéndole la máxima seguridad y, se posiciona como la opción más segura a la hora de evitar riesgos en la información de sus clientes.
Pon en marcha alguna de estas herramientas, prueba cuál de ellas se adapta mejor a tus gustos y necesidades y consigue que las buenas ideas y acciones de la organización no se queden por el camino y se realicen de la mejor manera.