Gestión económica en el Tercer Sector, con David Domínguez, responsable de Gestión Tercer Sector
Temática:
- Gestión financiera
David Domínguez es responsable de Transformación Digital y Tercer Sector en Fundación Esplai y es también la persona a cargo de Gestión Tercer Sector, el programa que enmarca el trabajo de asesoramiento y acompañamiento a entidades sin ánimo de lucro de la Fundación.
En esta entrevista, David comparte su visión sobre la gestión contable y fiscal en las entidades no lucrativas, que cada vez son más conscientes de la importancia de llevar un buen control económico y, sobre todo, cumplir con las obligaciones fiscales. Sin embargo, la profesionalización de la función, y de las personas que la ejercen, aún no ha llegado a la mayoría de las organizaciones.
En base a su amplia experiencia, Domínguez hace una recomendación clave para que las entidades puedan mejorar en el ámbito de la gestión financiera: instaurar una cultura fuertemente orientada al control y seguimiento de la actividad económica.
En cuanto al uso de herramientas, David destaca la importancia de llevar una contabilidad estructurada e ir hacia sistemas de gestión integrada de contabilidad, que consideran la gestión contable desde un enfoque amplio que incluye la facturación dentro de un sistema junto a otros ámbitos como gestión de equipos o proyectos o fiscalidad.
1. ¿Qué es Gestión Tercer Sector y cómo funciona?
Es una línea de trabajo muy misional de Fundación Esplai, pues dentro de nuestros objetivos estratégicos siempre hemos implementado proyectos que contribuyen al desarrollo y a la mejora del Tercer Sector, al que pertenecemos.
El fortalecimiento de las entidades del Tercer Sector estuvo en el origen de Fundación Esplai. Hoy, sobre todo a través de Gestión Tercer Sector, hacemos muchas más cosas que hace 25 años, pero básicamente con el mismo fin. El programa ofrece un servicio de consultoría y gestión en ámbitos como informática y nuevas tecnologías, la gestión de personas o contabilidad y fiscalidad.
Hay más de 1.100 entidades, casi todas en Cataluña, adheridas al Club Tercer Sector, a través del cual pueden acceder a los diferentes servicios y herramientas que ponemos a su disposición.
2. ¿Existen grandes diferencias en la gestión financiera entre una ONG y otro tipo de organizaciones? ¿Cuál es la principal o más condicionante?
La base de partida en la gestión financiera, los principios básicos, son los mismos en una entidad sin ánimo de lucro que en cualquier organización empresarial. De hecho, mucha de nuestra labor desde el programa es de sensibilización, pues las entidades deben entender que, aunque nuestros fines no sean económicos, una buena gestión financiera es igual de importante que en cualquier sector. Uno de los mayores errores que puede cometer cualquier entidad es infravalorar el papel de la parte económica, no prestarle la atención que merece, porque en realidad esta es la parte que sostiene todo lo demás.
"Uno de los mayores errores que puede cometer cualquier entidad es infravalorar el papel de la parte económica"
Aunque a menudo se habla de la necesidad de diversificación de fuentes de ingresos o de búsqueda de sostenibilidad en el Tercer Sector, esta necesidad en realidad no es muy distinta de la de las entidades de mercado. Este hecho se vio claramente durante la pandemia, cuando muchas empresas – al igual que las ONG- tuvieron que repensar cómo conseguir fondos al desaparecer su fuente de entrada principal.
El que no tengamos ánimo de lucro es, precisamente, uno de los matices importantes que diferencian la gestión financiera del Tercer Sector, por la necesidad de reinvertir los beneficios en actividades relacionadas con la misión.
También, por supuesto, es diferente el perfil fiscal, así como las obligaciones asociadas, entre otras cosas por el origen y el tipo de fondos que se manejan en el sector: donaciones, subvenciones, patrocinios, etc. imponen unas condiciones financieras y fiscales muy concretas.
3. ¿Crees que existe algún condicionante especial que defina el grado de profesionalización del área fiscal y contable de las entidades, quizás su tamaño, su antigüedad u otros?
Yo creo que hay un cierto grado de contradicción en el sector. Es cierto que cada vez es más extensa la conciencia de la necesidad de llevar un buen control económico. El que las entidades trabajen de manera frecuente con fondos públicos y la necesidad de controlar y justificar los proyectos asociados hace que en todos los puestos de la entidad el control y la justificación estén muy presentes. Sin embargo, la profesionalización aún no ha llegado, cuesta aún encontrar a personas formadas específicamente en contabilidad y finanzas.
"Cada vez es más extensa la conciencia de la necesidad de llevar un buen control económico. Sin embargo, la profesionalización aún no ha llegado"
A nivel de la entidad, no de proyecto, la gestión suele recaer en gran medida en los puestos de dirección de las entidades, aunque el tamaño de la organización, el volumen económico que gestiona, sí es un factor que suele marcar la clara necesidad de profesionalizar la función. A las necesidades de cualquier entidad que gestiona gran cantidad de fondos se añade la complejidad que impone la gestión de fondos públicos y no se puede sostener mucho tiempo sin un buen conocimiento y método. Según se va creciendo… o se profesionaliza o se externaliza a un servicio como el de Gestión Tercer Sector (incorporar personas profesionales no siempre es posible o la mejor opción).
4. Según tu experiencia, ¿cuáles son las principales carencias de las entidades en materia de gestión contable y financiera?
El perfil de las entidades del Club es muy heterogéneo, lógicamente, y no todas están en la misma situación o necesidad; sin embargo, de partida, lo que les suele impulsar a iniciar una consulta son los temas fiscales. La fiscalidad les preocupa a todas mucho, también tener en orden los libros y apuntes contables, por delante de otras cuestiones como, por ejemplo, llevar un sistema estándar de contabilidad. Según va creciendo la organización, el volumen de información y gestión les va desbordando.
5. Y ¿qué recomendación le harías para empezar a aquellas entidades con mayores carencias?
"Lo más importante en la gestión financiera es instaurar desde el primer momento una cultura organizativa fuertemente orientada al control y seguimiento de la actividad económica"
Lo más importante en la gestión financiera es instaurar desde el primer momento, desde que existe una necesidad muy pequeña, una cultura organizativa fuertemente orientada al control y seguimiento de la actividad económica. Orientarse a un seguimiento extremo de sus gastos e ingresos, aunque no hayan llegado a la necesidad clara de externalizar o profesionalizar; que no se escape nadie, ni ninguna actividad, que no se adquieran malos hábitos como realizar gastos de los que no se tengan tickets o facturas, por muy pequeño que sea ese gasto. Esta cultura del control es mucho más importante que la herramienta que se use o que quién va a llevar la contabilidad de la entidad, porque debe existir la misma conciencia en todas las personas. Si no se tiene esta orientación, una vez que haya crecido la organización corregir malos hábitos será mucho más complicado y habrá una información contable deficiente.
Por ejemplo, cuando se implanta el sistema general contable, llevado al Tercer Sector se suele hacer a través de centros de coste, en los que cada gasto o ingreso debe ir a su centro asignado y correspondiente. Esto sería imposible si no tenemos una cultura orientada al control que permita saber dónde imputar cada una de estas facturas, por ejemplo.
6. ¿Cuáles son las consultas o solicitudes de apoyo que más se repiten en el ámbito de la gestión?
Normalmente, las organizaciones suelen tener dudas asociadas a la formalización de una situación, por ejemplo, cuando adquieren un patrimonio, les ceden un local o reciben una subvención… cuestiones de este tipo. En ese momento necesitan comprender qué obligaciones les va a suponer la nueva situación y buscan prepararse. Esto tiene que ver con que muchas de ellas son muy pequeñas y sienten incertidumbre en un contexto de crecimiento repentino.
Por supuesto, el asunto del IVA también es una pregunta frecuente; el IVA de la formación, cómo declaro, qué sí o qué no, …
7. ¿Cuáles son los momentos clave del año para la gestión contable de una entidad sin ánimo de lucro?
Tanto para el Tercer Sector como para el resto de entidades, los ciclos impositivos, tanto las declaraciones trimestrales como el Impuesto de Sociedades, lo marcan todo: tanto la fecha de presentación y como el trabajo previo que tienen que hacer – que, depende de lo preparada que se encuentre la organización y del volumen que tenga, lo normal es 1 mes antes-.
Por supuesto, aparte, en las entidades sociales también están los periodos de justificaciones, que están asociados al ciclo de proyecto y no tienen una periodicidad marcada.
8. ¿Cuáles dirías que son las herramientas indispensables para apoyar la gestión financiera y fiscal de las entidades?
Llevar una contabilidad estructurada y regular te va marcando las herramientas que necesitas para hacerlo posible.
"Hoy en día lo interesante es ir hacia sistemas de gestión integrada de contabilidad"
Durante mucho tiempo y en muchas organizaciones, las hojas de cálculo, han sido una herramienta básica, pero hoy en día lo interesante es ir hacia sistemas de gestión integrada de contabilidad, que consideran la gestión contable desde un enfoque amplio que incluye facturación, gestión de equipos, proyectos, fiscalidad y más. Además de facilitar la gestión de la entidad a nivel global, estos programas tienen otras ventajas. Son visuales, fáciles de usar y suelen estar en la nube, aunque algunos ofrecen respaldo de backup en los sistemas locales.
Para entidades pequeñas en las que esto no resulte asequible, también hay herramientas a medio camino entre las hojas de cálculo y los sistemas integrados que permitirán llevar un control adecuado de la contabilidad. En cualquiera de los casos, sin embargo, es importante considerar la necesidad de tener una buena protección de los sistemas y sus datos. Y, si hay dudas, siempre ponerse en manos de profesionales.
9. Para terminar, ¿te gustaría hacer una última recomendación a las entidades que quieran mejorar en esta área?
El Tercer Sector siempre se ha focalizado mucho en la misión, pero tiene que seguir interiorizando que, para asegurar que esta misión se mantenga, hay cuestiones indispensables que se deben asegurar: Como un buen control de la gestión económica.
En la página web de Gestión Tercer Sector hay muchos recursos e información que puede completar a la que ofrecéis en Compasss y también cuenta con un boletín electrónico que os puede mantener al día de cuestiones importantes para mejorar esta gestión. Como decía, lo más importante es que la entidad se oriente hacia la cultura del control económico y que busque la fórmula que se adeque a sus características para hacerlo posible.
Si te interesa seguir mejorando la gestión financiera de tu entidad, consulta los recursos de nuestra Biblioteca y nuestro Blog.