La evaluación de proyectos y la eficiencia en las entidades del Tercer Sector
Temática:
- Gestión financiera
En los últimos años, entre las entidades sin ánimo de lucro ha ido creciendo la cultura de la evaluación de los proyectos y programas sociales.
Evaluar es realizar un análisis valorativo de forma sistemática y rigurosa, respondiendo a plazos temporales acordados e implicando a los agentes clave en la intervención, especialmente a la población usuaria. Es un proceso integral que aporta conocimiento sobre las distintas etapas del ciclo del proyecto, es decir, no se pone en marcha al finalizar el mismo, sino que se considera desde la misma fase del diseño y se establecen los tiempos, métodos y recursos que se utilizarán para realizar dicha evaluación.
Si reúne estos requisitos, la evaluación puede mejorar la intervención que se está evaluando, pero también puede generar un impacto beneficioso en el conjunto de la entidad. Por ello, hemos querido dedicar este post para ayudarte a profundizar en la metodología de evaluación de proyectos.
1. Por qué evaluar
1.1 Evaluar para medir el éxito
Al evaluar un proyecto, tratamos de responder a sus preguntas clave: ¿Qué hemos hecho realmente? ¿Hemos sido eficaces y hemos conseguido los objetivos propuestos? ¿Qué efectos ha tenido el proyecto? ¿Cuánto ha costado y ha sido eficiente el uso de los recursos? ¿Qué efectos ha tenido en las personas beneficiarias? Es decir, evaluar permite analizar el grado de consecución de los resultados y de los objetivos planteados cuando se diseñó el proyecto y valorar el impacto global de la intervención. Por lo tanto, evaluar nos da una información crucial sobre el éxito o fracaso de un proyecto, notificando los logros de la intervención y sus deficiencias, lo que a su vez nos permitirá rendir cuentas a las personas beneficiarias, a las financiadoras y a las demás personas involucradas en el proyecto.
1.2 Evaluar para extraer aprendizajes
La valiosa información producida por la evaluación del proyecto permitirá extraer aprendizajes que incorporaremos a las siguientes intervenciones:
- Mejorando su calidad.
- Contribuyendo a una mejor asignación de recursos.
- Identificando buenas prácticas y factores de éxito.
La evaluación permite emitir un juicio de valor basado en evidencias sobre las intervenciones que realizamos. Por tanto, es fundamental para mejorar la calidad de los servicios que prestamos a las personas.
Desde el punto de vista de la sostenibilidad y gestión de las entidades, diseñar e implementar sistemas de evaluación de proyectos tiene también claros beneficios, pues permite ir comprobando cómo se desarrollan las diferentes acciones, minimizar la aparición de problemas, ir superando obstáculos y tomar mejores decisiones. Un buen sistema de evaluación de proyectos servirá a las entidades para guiar los pasos que se den en el futuro, beneficiando a la organización desde un enfoque sistémico que la hará más eficiente.
2. Tipos de evaluación
Podemos encontrar diferentes tipos de evaluación en función de diferentes variables:
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Según el agente evaluador |
Interna |
se lleva a cabo por responsables de gestión y ejecución del proyecto |
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Externa |
realizada por agentes ajenos a la gestión y ejecución del proyecto |
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Según su función |
Sumativa |
se ejecuta con la intención de recibir conclusiones sobre un proyecto o mejorar futuros programas |
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Formativa |
que establece los medios que permiten realizar modificaciones durante el ciclo del proyecto |
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Según sus fases o contenidos |
Conceptual o de diseño: |
va orientada al análisis del diseño, |
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De proceso |
busca analizar el funcionamiento del proyecto |
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De resultados |
pretende determinar el grado en el que se han alcanzado los objetivos previstos, |
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De impacto |
aspira a identificar los cambios o transformaciones directamente atribuibles a un proyecto |
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Según el momento en que se realice |
Evaluación ex ante
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se realiza durante la fase de diseño y evalúa el contexto socioeconómico e institucional. |
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Evaluación simultánea |
se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto |
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Evaluación final
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se desarrolla una vez finalizado el proyecto y tiene por objetivo valorar de manera global y extraer las enseñanzas más destacadas. |
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Evaluación ex post
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se realiza tiempo después de la finalización del proyecto, meses o incluso años más tarde. Sirve para evaluar resultados e impactos tanto directos como indirectos. |
3. Fases para llevar a cabo una buena evaluación
Para llevar a cabo una buena evaluación, debemos pasar por tres fases:
3.1 La planificación de la evaluación
Durante el diseño del proyecto debemos formular objetivos claros, concisos, realistas y medibles y establecer los indicadores, líneas de base y metas para cada objetivo. Igual de importante es definir el sistema y los mecanismos de evaluación que se vayan a utilizar, indicando:
- las actividades, la frecuencia, los métodos y fuentes de recolección de información,
- la coordinación con actores clave
- el tipo de evaluación que se espera realizar.
- Y qué recursos humanos, económicos y materiales se asignarán a la evaluación.
En esta fase es especialmente importante considerar que necesitaremos elaborar un sistema de indicadores sólido que nos permita medir adecuadamente los resultados. Hay varios tipos de indicadores y su selección dependerá de la dimensión del proyecto que queramos evaluar: diseño, procesos, resultados o impacto. Además, los indicadores se clasifican en dos tipos: cuantitativos y cualitativos.
3.2 El proceso de la evaluación
Normalmente, una evaluación suele construirse siguiendo este proceso: diseño, términos de referencia y ejecución.
El diseño de la evaluación
Durante esta fase, se concretan los objetivos y objeto de la evaluación, es decir, el para qué y qué vamos a evaluar, se formulan las hipótesis y se plantean las preguntas clave. Además, se definen:
- el tipo de evaluación más idónea.
- los métodos de investigación.
- las personas clave y su papel en la evaluación.
- el plan de acción.
Términos de referencia
Si elegimos una evaluación externa, habrá que elaborar los Términos de Referencia de la evaluación para que los posibles equipos proveedores se ajusten a nuestros requisitos.
La ejecución de la evaluación
En este tercer punto destacan tres ideas:
- la realización de un estudio de gabinete (un análisis y una reconstrucción de la lógica de la intervención por parte del equipo evaluador)
- la ejecución del propio trabajo de campo
- y la redacción del informe de evaluación (con una introducción, una descripción de la metodología, los resultados, conclusiones y recomendaciones y anexos)
3.3 Difusión de los resultados
La evaluación de un proyecto redundará en beneficio de este mismo proyecto y de la propia entidad en su conjunto, pero, además, las conclusiones y los resultados que obtengamos nos sirven para rendir cuentas a los diferentes públicos y también pueden servir de aprendizaje a otras entidades. Por todo esto, es importante cuidar la difusión y comunicación de los resultados de la evaluación, para lo que resulta indispensable crear un plan de difusión.
Evaluar es indispensable para mejorar la eficiencia y sostenibilidad de nuestras entidades, pero también para poder seguir innovando en el ámbito social y mejorando las intervenciones que realizamos. Este post ha sido elaborado, a modo de resumen a partir del contenido Evaluación de proyectos sociales como clave de aprendizaje en el Tercer Sector. Visítalo para seguir profundizando y mejorando en los métodos de evaluación de tu ONG.