Taller: La tramitación telemática de convocatorias: orientaciones para mejorar las competencias digitales en tu entidad
Viernes, Noviembre 11, 2022 - 12:00
Temática:
- Transformación digital
En la actualidad, la modalidad telemática supone más del 90% de la tramitación de subvenciones como indicó Rosa González, miembro de la Junta Directiva de la Federación Española de Enfermedades Raras y miembro del Comité Ejecutivo del CERMI, quien hizo la apertura del taller. Desde FEDER han detectado que el movimiento asociativo no está completamente preparado para asumir dichos trámites a pesar de haberse vuelto imprescindibles. De ahí surgió la necesidad de abrir un espacio de capacitación para mejorar las competencias y el entorno digital de las entidades a este respecto.
Rosa González ha señalado una serie de buenas prácticas que se han puesto en marcha desde FEDER que las asociaciones deberían tomar en cuenta a la hora de presentarse a convocatorias:
- Incorporar mejoras en la gestión de documentación, pues la gestión de convocatorias requiere del manejo de gran número de documentos.
- Crear un gestor documental organizado por carpetas.
- Establecer una cuenta exclusiva para la gestión de correos.
- Tener actualizados todos los registros.
- Elaborar específicamente cartas donde se recogen los documentos que se entregan.
- Verificar que todo se ha registrado correctamente.
- Marcar un plazo interno de entrega 2 días antes.
- Llamar a la administración competente y resolver dudas sobre como presentar cierta documentación.
Por su parte, la ponente Rosa Gayoso, directora del Departamento de Control Interno de la Fundación Secretariado Gitano (FSG) ha completado esta primera serie de recomendaciones, recordando el marco normativo para la comunicación electrónica con las administraciones públicas y las herramientas informáticas válidas y reconocidas por ellas mismas para acreditar nuestra identidad en los trámites.
También, ha hecho un recorrido desde el paso a paso necesario para solicitar una firma electrónica (insistiendo sobre la importancia de disponer de un poder notarial de la persona que representa la entidad), hasta los requisitos informáticos a tomar en cuenta y como preparar la documentación necesaria que generalmente se solicita en estas convocatorias.
En materia de las barreras que se encuentran en la modalidad telemática, se tiene que una de las dificultades principales es la multiplicidad de plataformas públicas de gestión de trámites y la ausencia de uniformización de procesos entre los distintos niveles del entramado administrativo y la diversidad de territorios en España.
Rosa marcó los pasos comunes del proceso de presentación telemática e ilustró con algunos ejemplos de las plataformas (TAYS, SIGES, etc.) y registros electrónicos más usados (Red SARA, Comunidad de Madrid, Andalucía, Navarra, etc.):
- Acceder a la web o plataforma que nos indiquen para presentar la solicitud de subvención y/o trámites posteriores.
- Cumplimentar el oficio electrónico con los datos de nuestra entidad. Indicar dirección postal y correo electrónico para notificaciones (importante: que sea un correo que se revise todos los días).
- Adjuntar los documentos que se deban presentar.
- Siempre obtener y archivar el justificante de haber registrado la presentación (en caso de problema siempre hacer una captura de pantalla con el error).
- Prestad atención a las notificaciones que puedan llegar.
Además de los muchos recursos que la ponente Rosa Gayoso, nos dejó su presentación y que podéis descargar abajo de este post, ha remarcado los siguientes consejos a la atención de las entidades que se enfrentan a la tramitación digital:
- Lo más importante de todo siempre es leer bien y varias veces la notificación, la subvención, instrucciones, etc. que corresponda a lo que vamos a presentar, señalando el dónde, cuándo, dónde, cómo y qué presentar.
- Planificar la presentación, teniendo en cuenta el día de vencimiento y agendándolo en nuestro calendario. NUNCA dejar la presentación para el último día.
- Crear una carpeta previa con toda la documentación, numerándola y referenciándola con nombres cortos y fácilmente identificables, evitando espacios y símbolos, sin acentos.
- Repasar toda la documentación que tenemos y cotejar con lo que nos piden.
- Revisar el tamaño de los archivos para ver si son adecuados y, en caso contrario, comprimir el tamaño lo máximo posible (tener cuidado con la calidad).
- Tener al día todas las actualizaciones del equipo que se usa para tramitar.
Esperamos que os hayan sido de utilidad estas orientaciones. Podéis consultar el vídeo del taller si queréis profundizar y compartir con nosotros vuestras experiencias y aprendizajes, dejándonos comentarios abajo. Y podéis descargar la ponencia de Rosa Gayoso, en este enlace.