Teletrabajo y las claves a tener en cuenta
Temática:
- COVID-19
- Transformación digital
El trabajo a distancia, o teletrabajo, no es algo tan nuevo como parece anunciarse como consecuencia de la crisis sanitaria del COVID-19, en España ya lo teníamos regulado en artículo 13 del estatuto de los trabajadores, incluso desde el año 2002 existe el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo firmado por los agentes sociales. Si bien, es precisamente esta crisis la que constituye el hito colectivo que pude potenciar su despegue definitivo.
Está claro que no todas las actividades desarrolladas por el personal son susceptibles de ser producidas mediante el teletrabajo, y por ende no todos los puestos pueden teletrabajar con la misma intensidad. Entre aquellos que puedan realizar la totalidad de la jornada mediante este sistema, y los que no, hay también una escala puestos en las que parte de su trabajo se pueda ejercer a distancia y otra no. Las entidades de la discapacidad deberán determinar qué puestos son proclives al teletrabajo y con qué intensidad y cuales no.
Los puestos de oficina, como por ejemplo tareas administrativas, por lo general son idóneos para el teletrabajo, sin embargo, la atención a las personas sería algo más complicado en la medida en que se requiere contacto humano y personalizado. Ahora bien, parece que la crisis sanitaria a demostrado que en algunos servicios de atención puede combinarse entre atención offline (presencial) y online (virtual). Algunas experiencias las puedes consultar en “Mini guía de recursos e información del Tercer Sector de Acción Social para afrontar el COVID-19 durante el aislamiento”
En suma, los factores por los cuales el teletrabajo se consolida trascienden a la crisis sanitaria, si bien parece evidente que el periodo de confinamiento que ha vivido la población es un claro punto de inflexión y apalancamiento. El teletrabajo tiene grandes ventajes, pero también cuenta con algunos riesgos que son necesarios conocerlos para controlarlos.
Factores impulsadores del teletrabajo
- Ciudades sostenibles: El objetivo de desarrollo sostenible 11, ciudades sostenibles, marca como menta número 6 “reducir el impacto ambiental negativo per cápita de las ciudades, incluso prestando especial atención a la calidad del aire…”. Sin duda la reducción de la movilidad ayudará a la consecución de esta meta por la reducción del consumo energético. Minimizar los desplazamientos de las personas entre sus lugares de residencia y el centro de trabajo reducirá el consumo energético y su contaminación. Desde las entidades sociales se pude contribuir al desarrollo de ciudades sostenibles facilitando el teletrabajo a sus empleados.
- Flexibilidad y conciliación: El tiempo es un bien escaso, el equilibrio adecuado de tiempo de trabajo y tiempo de personal es una de las principales demandas laborales del Siglo XXI, la denominada conciliación laboral y familiar. Conciliar es rentabilizar el tiempo disponible compatibilizando los horarios de trabajo y personales y reduciendo los tiempos muertos. Las personas valoran cada vez mejor disponer de sistemas de trabajo flexible en las organizaciones para el ejercicio de su actividad laboral. El trabajo permite a las entidades sociales atraer el talento adaptándose mejor a las situaciones personales de los empleados mejorando su calidad de vida . En este sentido, se recomienda leer las Guías de Buenas Prácticas sobre equilibrio de la vida profesional, familiar y personal del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.
- Madurez tecnológica: La tecnología avanza rápidamente, entre ellos los sistemas de trabajo en modo colaborativo, compartiendo documentos y posibilitando reuniones virtuales. La tecnología permite, cada vez más, trabajar con equipos deslocalizados, difuminando la frontera entre lo virtual y lo físico. Lógicamente unos puestos son más permeables que otros para integrar la tecnología en la organización del trabajo, sin embargo, el avance tecnológico apunta a que cada vez más puestos podrán realizar su desempeño online. En este sentido, las entidades sociales deberán acometer cuanto antes el reto de la transformación digital, de sus procesos de trabajo, que facilite los recursos necesarios para que el personal remunerado y voluntario puedan realizar las actividades a distancia de forma eficiente.
- Cultura laboral: No se debe obviar la dimensión cultural para incorporar el teletrabajo, tanto por el lado del liderazgo de la organización como por el desempeño de las personas. El trabajo a distancia requiere también estilos de liderazgo y gestión del tiempo adaptados al nuevo entorno. Las entidades sociales tendrán, por lo tanto, hacer una reflexión global de la implantación del teletrabajo no sólo en sus procesos, sino también en su cultura corporativa. El impulso de un liderazgo más horizontal y el fomentar las iniciativas individuales podrían ser una medias promotoras del teletrabajo en la organización .
Ventajas
- Aumenta de la productividad, dado que se minimizan los tiempos muertos (como por ejemplo los desplazamientos) y la dedicación suele ser más efectiva y con menores interrupciones.
- La organización puede rentabilizar mejor los costes de espacios físicos, bien reduciéndolos o bien aprovechando ese espacio para otras actividades. Y también reduce los gastos de las personas en los desplazamientos al lugar de trabajo.
- La deslocalización de las personas abre posibilidades de incorporar talento residente en otros lugares geográficos, y por lo tanto de mayor capilaridad territorial de la organización.
- La flexibilidad horaria que permite el teletrabajo mejora la conciliación de la vida laboral y familiar de las personas.
- Favorece el empoderamiento de las personas en su propia planificación de las tareas, lo cual lleva a posibilitar una gestión más eficiente de las actividades.
- En la prestación de servicios a las personas, permite complementar la asistencia física con la virtual realizando mejor tareas de seguimiento más continuado.
Riesgos
- La tecnología que necesariamente hay que implementar para establecer sistemas de teletrabajo requiere una inversión para la organización y una curva de aprendizaje para las personas.
- La supervisión directa se limita, y se hace necesario establecer sistemas de gestión por resultados.
- Dificulta la comunicación interna, especialmente la informal, por lo que habrá que establecer mecanismos de información a los equipos adaptados al contexto del teletrabajo.
- Personas empleadas en dos velocidades, corriendo el riesgo de generar grupos de personas que trabajan presencialmente en las instalaciones de la organización, y otras teletrabajando generando así dos culturas diferentes que necesariamente han de confluir.
- En la prestación de servicios, las personas usuarias también requieren de la tecnología necesaria, buena conexión a internet y habilidades tecnológicas.
¿Qué se debe tener en cuenta?
Aunque algo antigua, la Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo elaborada por la Junta de Andalucía en 2010 da pistas que siguen siendo útiles. Aquí facilitamos los aspectos a tener en cuenta para la implantación de teletrabajo en cualquier entidad social más allá de la crisis sanitaria actual:
- Pensar en lo estratégico: Lo primero y más recomendables es pensar qué significa para la entidad disponer sistemas de teletrabajo, analizar que se gana, qué coste de oportunidad se tiene y cuáles son los objetivos para alcanzar con la implantación de este sistema de organización del trabajo.
- Selección los puestos adecuados para el teletrabajo. Cuando la entidad tiene perfiles de diferente tipo, hay que plantearse que no necesariamente los sistemas de teletrabajo son iguales para todos los puestos, hay que describir cuales son las tareas que se pueden realizar con el sistema de teletrabajo que se implante, por lo que unos puestos podrán teletrabajar durante gran parte de su jornada, y otros en algunas tareas específicas, y otros directamente no podrán teletrabajar.
- Planificar y comunicar. La implantación de un sistema de teletrabajo debe ser una gran noticia para todas las personas, es bueno implicar al máximo número posible de áreas de la entidad en la transición hacia este nuevo entorno de trabajo. Implicar en tareas concretas del desarrollo, e ir comunicando los avances en este sentido.
- Seleccionar la tecnología más adecuada. Para ello, habrá que hacer un buen estudio de las diferentes alternativas tecnológicas que se disponen, la adecuación de la tecnología a las tareas susceptibles de teletrabajar, y la adaptación de la tecnología a los procesos de trabajo. Aquí es importante considerar que la tecnología no debe cambiar la forma de trabajar de la entidad, sino al revés, es la tecnología la que debe utilizarse manteniendo los procesos actuales. Incorporar el teletrabajo en sí mismo es un reto importante, si hubiera que cambiar alguna forma de trabajo para maximizar las oportunidades que brinda la tecnología es recomendable hacerlo a posteriori, una vez el sistema funciona con cierta normalidad.
- Gestionar la transición. La resistencia al cambio es algo inherente a las personas, cualquier cambio genera una curva de aprendizaje que retrocede la productividad. La gestión de ese momento, hasta la recuperación de niveles de normalidad de la productividad debe ser gestionado de forma eficiente para que el tiempo sea mínimo, y la adaptación de las personas sean lo más rápido posible. Para ello hay que formar y capacitar sobre la tecnología y el sistema de organización del trabajo, y acompañar a las personas en esa transición.
- Obligaciones en prevención de riesgos laborales. En el entorno del teletrabajo tanto la organización como las personas tiene las mismas obligaciones que en el entorno de asistencia presencial. De estas obligaciones, la que más quedaría afectada es la de Prevención de Riesgos Laborales, donde la organización debe incidir en las medidas preventivas que las personas debe tomar por el bien de su salud, como es por ejemplo los elementos ergonómicos en los puestos. Para contribuir a la salida de la crisis sanitaria, la mutua colaboradora de la Seguridad social Fraternidad-Muprespa ha desarrollad una web informativa sobre los aspectos a considerar en prevención de riesgos laborales en el teletrabajo.
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