Criterios para decidir presentarse o no a una licitación pública

Descripción

La Fundación Personas tiene como objetivo principal fomentar la prevención, la atención e inclusión de las personas con discapacidad intelectual. Tienen como misión mejorar la calidad de vida de las personas con discapacidad intelectual y sus familias mediante la prestación de servicios profesionales de calidad. Además, también prestan servicios a personas con cualesquiera otros tipos de discapacidad, dependencia o en situación de riesgo de exclusión social.

Entre sus finalidades está la generación de oportunidades laborales para las personas con discapacidad y potenciar su desarrollo integral. Para ello ha desarrollado, entre otras iniciáticas, el proyecto empresarial Grupo Lince, un Centro Especial de Empleo de Iniciativa Social promovido por ASPRONA (miembro de Fundación Personas) en 1985. Actualmente Grupo Lince cuenta con una variada oferta de servicios en las siguientes áreas: limpieza, parques y jardines, hostelería, marketing directo, servicios a la industria y outsourcing social.

Todas las áreas del Grupo Lince prestan un importante volumen de servicios a diferentes administraciones públicas locales, provinciales y autonómicas. Con el paso de los años y la experiencia acumulada, ha desarrollado internamente una estructura y procesos de trabajo para la detección de oportunidades de licitaciones públicas y presentación de propuestas. De esta forma, la Fundación Personas mediante el Grupo Lince ha conseguido acceder a todo tipo de contratos públicos, desde licitaciones ordinarios hasta las reservadas para centros especiales de empleo.

Obstáculos y soluciones

Al ser una entidad que cuenta con un importante número de contratos públicos, la Fundación Personas, y en concreto el Grupo Lince, cuentan con procesos completamente interiorizados en la organización para la detección de oportunidades de licitaciones públicas, la evaluación económica y técnica de la oportunidad, la decisión de presentar una propuesta, así como la propia presentación de la oferta a las licitaciones evaluadas de forma satisfactoria.

Las licitaciones públicas en muchas ocasiones son muy rígidas, los pliegos de prescripciones técnicas y administrativas suelen dejar poca capacidad de mejoras en los servicios y por lo tanto del valor añadido que puede ofrecer la entidad licitadora. Para tomar decisiones acertadas en cuanto a la presentación o no licitaciones públicas, Grupo Lince tiene asumido una serie de cuestiones que además recomienda a cualquier tipo de entidad que desee explorar las licitaciones como fuente de financiación:

  • El primero de ellos es no quedarse en el corto plazo y valorar si la entidad dispone de capacidad suficiente para afrontar el periodo completo de la licitación, se trata de una valoración especialmente relevante puesto que cada vez más las licitaciones públicas cuentan con periodos largos de vigencia de contratos. Los niveles de compromiso con la administración cuando has sido adjudicatario de una licitación son importantes, en caso de dejar el servicio antes de la finalización del contrato existen grandes penalizaciones por parte de la administración.
  • El segundo sería la valoración del contrato a nivel global. Para decidir presentarse a una licitación que facilita un contrato de larga duración se debe tener en cuenta la rentabilidad del proyecto en su globalidad, porque en muchas ocasiones existe escalabilidad y curva de aprendizaje. Este tipo de proyectos a veces no son rentables durante el primer año o los primeros meses, pero en los sucesivos tiene un retorno importante que compensa las posibles pérdidas incurridas durante el periodo de arranque. Además, es importante tener claro lo que cada entidad entiende como rentable, porque en el caso de un Centro Especial de Empleo muchas veces se antepone la creación de empleo a la mera rentabilidad económica.
  • El tercero sería la visión global del proyecto a nivel financiero, porque en muchas ocasiones como proveedor de la administración tienes que financiar parte del servicio adelantado lo recursos antes de emitir facturas, y además también surgen posibles contingencias que pueden variar tus costes. En las licitaciones no hay revisión de precios, y se han de tener en cuenta todos los aspectos críticos que pueden incidir en la variación tus costes a lo largo del tiempo tales como: la retribución de las personas empleadas, el coste de proveedores, etc. Para tomar una decisión acertada sobre presentarte o no a una licitación es importante hacer diferentes escenarios posibles del proyecto a nivel financiero.
  • Y por último, evaluados los riegos muchas veces hay que decidir no presentarse a una licitación. Porque es fácil morir de éxito en las licitaciones ofreciendo precios bajos, y eso menoscaba la calidad de los servicios y la propia sostenibilidad de la entidad. O dicho de otra manera, apostar por presentarse a las licitaciones que realmente puede asumir la entidad evaluados todos los riesgos.
Organización y departamento responsable

Grupo Lince. Centro Especial de Empleo perteneciente a la Fundación Personas

Resultados y valor añadido

Para poner en práctica todos los criterios que hacen decidir si la organización presenta su propuesta o no a una determinada licitación pública, Grupo Lince tiene implantados una serie de mecanismos que ya son cultura de la propia organización:

  • Cuentan con un equipo encargado de localizar licitaciones que puedan resultar interesantes para la organización, además de estar subscritos a servicios profesionales que facilitan esta localización de oportunidades. Este equipo se encarga de valorar el contrato en función de una serie de elementos como pueden ser: la estructura del contrato, el periodo de tiempo o la revisión del precio.
  • Una vez se conoce bien la naturaleza del contrato, otro equipo estudia la composición de la valoración que hará la administración pública para adjudicar la licitación. Se tienen en cuenta cuestiones como el peso que tienen el precio y la calidad en el conjunto de la valoración, o si se cumplen los requisitos mínimos que pide la administración como por ejemplo disponer del servicio en los lugares indicados por la administración, o contar con el personal adecuado. Para la Fundación Personas y el Grupo Lince lo importante es el servicio, por ello se examinan bien cómo y cuánto valora la administración la calidad del servicio.
  • Evaluado el punto anterior, se consulta a los responsables de las operaciones la valoración productiva, es decir el número de horas a implementar y el número de personas necesarias para la ejecución
  • También se consulta al área de gestión, quien realiza una valoración laboral y otra jurídico-mercantil para saber si la licitación genera empleo y otros objetivos importantes de la entidad, si es sostenible económicamente y si es viable técnicamente.
  • Superados todos los puntos se decide la presentación de la propuesta a la licitación evaluada.