Caravana Solidaria: una gestión financiera que hace posible “construir hogar”
Descripción:
Caravana Solidaria comenzó en 2020 con el objetivo de dar hogar y apoyo a quienes no acceden a la protección social. Fundada por personas vinculadas a Cáritas y otros recursos, ahora es una asociación que gestiona seis pisos en Madrid para unas veinte personas.
Su experiencia puede ser referente para muchas otras pequeñas entidades que quieran comenzar un proceso de gestión financiera eficiente, al haber iniciado todo un proceso de mejora a través de una herramienta de gestión económica que permite presupuestar, recoger datos de los movimientos económicos que se producen en la entidad ordenados por proyectos y asociando gastos a financiaciones, así como comparar lo presupuestado con lo realizado para poder tomar decisiones adecuadas.
Quien cuenta esta experiencia es Javier Álvarez-Ossorio, socio fundador y actualmente técnico de intervención social. Desde esa doble mirada –impulsor del proyecto y profesional que acompaña el día a día– nos explica cómo se han arrancado este proceso para sostener un modelo de alojamiento y acompañamiento estable, familiar y sin límite temporal, apoyándose en una gestión económica eficiente.
Contexto: punto de partida y detonante de la iniciativa
La asociación nació tras años de convivencia, amistad y voluntariado, acompañando a personas que, tras pasar por otros recursos residenciales de quedaban en una especie de limbo: sin una red de apoyo, con recursos personales muy limitados y, a menudo, sin un lugar estable donde vivir.
Con esa vocación de crear un entorno “familiar”, Caravana Solidaria comenzó a buscar pisos en alquiler y a tejer una red afectiva y práctica entre todas las personas vinculadas al proyecto.
Aunque en sus inicios la gestión recaía únicamente en el voluntariado y se limitaba a un solo piso, el crecimiento de la asociación —que ahora cuenta con personal profesionalizado y gestiona seis viviendas— hizo necesario iniciar un proceso de mejora en la gestión financiera. El objetivo era poder tomar decisiones acertadas e identificar de forma clara y precisa:
El saldo de deudas en cada momento
El importe pendiente de cobro
Los gastos asociados a la justificación de cada financiación
Comparativas entre lo presupuestado y lo realmente ejecutado en el proyecto
Obstáculos y soluciones:
El proceso de implantación de un sistema de control económico en la asociación se llevó a cabo de manera progresiva, siguiendo una serie de pasos que respondían a las necesidades detectadas en el día a día de la asociación gracias a la formación y acompañamiento de una persona experta y al apoyo de la Fundación Montemadrid a través de su convocatoria ‘Jóvenes y Cercanas’.
Toma de conciencia de la problemática
En un primer momento, la contabilidad se llevaba de manera autónoma mediante hojas de Excel, nos explica Javier, pero la creciente exigencia en la justificación de los fondos obligó a contratar una gestoría. Sin embargo, era fundamental emprender un camino propio para comprender la contabilidad interna, tomar decisiones más informadas y elaborar informes de justificación más sólidos y transparentes.
Formación específica
Para paliar la falta de conocimientos en control económico, Javier estuvo participando de un proceso formativo previo que le permitió compartir sus aprendizajes con el equipo. Este aprendizaje fue clave para dotar a la asociación de los recursos mínimos necesarios para comenzar a gestionar su economía con mayor rigor y autonomía.
Identificación de necesidades informativas
Tras identificar las necesidades de organización, se analizaron los criterios, categorías y niveles de desagregación para estructurar la información en una herramienta. De este modo, se transfirió la información y se desarrolló una herramienta completamente nueva con ayuda de un acompañamiento profesional.
Implantación de una herramienta sencilla
Esta herramienta se trataba de una versión sencilla para la recogida, tratamiento y análisis de la información económica. Esta solución permitió centralizar y organizar los datos, facilitando la toma de decisiones y el seguimiento de la situación financiera de la asociación.
Incorporación de mejorar
Finalizada la fase de creación de la herramienta, se ha iniciado el proceso de incorporación de mejoras. El equipo continúa trabajando en esta etapa con el objetivo de responder a nuevas necesidades y avanzar hacia una mayor autonomía en el desarrollo.
Resultados y valor añadido:
La principal aportación de la herramienta implementada ha sido proporcionar una estabilidad real al proyecto desarrollado por la asociación. A través de este proceso, Caravana Solidaria ha logrado importantes avances en varios aspectos clave de su gestión económica y organizativa.
Mejora en la dedicación de tiempos. Esta herramienta permite centralizar la información, simplificando la gestión y el análisis de la situación económica de la entidad. Administrar bien los recursos ayuda a tomar decisiones acertadas y transparentes, reduce tiempos de gestión y asegura mejores resultados en la intervención.
Generación de información para la toma de decisiones. La puesta en marcha de la herramienta ha posibilitado la generación de información ordenada y útil para la toma de decisiones. Entre los principales beneficios se encuentran:
Mejor capacidad para decidir sobre los gastos del proyecto.
Mayor claridad sobre la situación económica de la entidad.
Facilidad para justificar los movimientos económicos de manera más precisa y transparente.
Sistematizar la información para el relevo generacional. Esta herramienta ayuda a asegurar que quienes tomen el testigo puedan acceder fácilmente a los registros, procedimientos y aprendizajes previos. De este modo, se facilita la continuidad de las actividades y se minimiza el riesgo de pérdida de conocimiento, promoviendo así una transición ordenada y eficiente que refuerza la sostenibilidad de la asociación a largo plazo.
Javier recomienda que las organizaciones pequeñas que aún no han comenzado estos procesos lo hagan gradualmente, empezando por tareas sencillas y adoptando una estrategia de crecimiento progresivo. Es esencial que quienes quieran mejorar su gestión usen herramientas accesibles y adaptadas a sus necesidades específicas, dando prioridad a la flexibilidad y la capacidad para ajustarse según evolucionan.
Promover el aprendizaje constante, la colaboración interna y buscar apoyo en redes o entidades similares puede ayudar considerablemente a implementar nuevas metodologías y garantizar que los cambios se integren de manera sostenible dentro de la organización. De esta forma, se crea un cimiento robusto que les permitirá enfrentar futuros desafíos con mayor eficacia y aprovechar al máximo sus recursos.
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