El Universo Voluncloud y la digitalización de la Plataforma de Voluntariado España
Descripción:
La Plataforma del Voluntariado de España (PVE) es una organización de ámbito estatal que trabaja desde 1986 para promover, visibilizar y fortalecer el voluntariado en todo el país. Agrupa a un total de 84 entidades que representan a miles de organizaciones y personas voluntarias, y actúa como espacio de encuentro, formación e incidencia social y política. Su objetivo es impulsar una ciudadanía activa y comprometida, fomentando la participación solidaria en causas sociales diversas como la igualdad, la inclusión, la sostenibilidad o los derechos humanos.
El despegue
La Plataforma comenzó con su proceso de Transformación Digital en 2013, sin ser plenamente consciente de ello, así es como se desplegó la App y la web de Voluncloud, como espacio digital de ofertas de voluntariado. Con el paso de los años Voluncloud ha estado en continuo proceso de mejora y alcanzando su gran evolución en el año 2023, donde paso a convertirse en una herramienta integral de gestión del voluntariado.
Durante el año 2024 amplió sus servicios relacionados con esta gestión, abordando el reconocimiento de competencias o la calidad entre otros. Actualmente, denominamos a este gran espacio: ‘Universo Voluncloud’ donde el número de personas usuarias están en continuo ascenso, lo que muestra la necesidad cubierta y, por otro lado, el buen funcionamiento.
Su objetivo principal es impulsar la transformación digital de las entidades de voluntariado mediante la implementación de herramientas, procesos y estrategias tecnológicas que mejoren la eficiencia interna de los equipos y fortalezcan la capacidad digital de las entidades de voluntariado como movimiento asociativo moderno y capacitado.
Además, la PVE, está inmersa en un proceso de transformación digital interno (equipo técnico y directivo) donde también se han establecido una serie de protocolos, guías de uso y capacitación para poder hacer más eficientes y automáticos los procesos de trabajo.
El Universo Voluncloud como herramienta digital de voluntariado
El proyecto ‘Universo Voluncloud’ es, actualmente un espacio digital único donde gestionar de manera integral el voluntariado. Hay dos tipos de usuarios:
Entidades. Las entidades, además de gestionar el voluntariado, pueden hacer uso de servicios relacionados con esta gestión, como pueden ser:
Certificación de competencias (Sistema VolPlus)
Servicio de Información al Voluntariado
Autodiagnóstico de calidad en la gestión.
Personas voluntarias.
Es así como, con una única herramienta, una entidad es capaz de digitalizar muchos procesos asociados a la acción voluntaria. Asimismo, desde la PVE ofrecemos sesiones de capacitación y acompañamiento para el uso de la herramienta, así como un servicio de atención al usuario vía email.
Además, se destaca el programa: Modernización y Digitalización de los Servicios Sociales y La Acción Voluntaria. El cual, entre otras líneas de trabajo, diseñó un programa de capacitación en herramientas digitales, las cuales dan soluciones digitales a cada fase de la gestión del voluntariado y que, además, puede ser concebida como transversal a otros procesos de trabajo de las organizaciones.
Obstáculos y soluciones:
Antes del inicio del proceso de transformación digital, la PVE contaba con procesos descentralizados y con herramientas digitales sin una implementación adecuada a los requerimientos y madurez digital de la organización.
Por su parte, las entidades de voluntariado, en el año 2021, mostraron un nivel de digitalización bajo, el cual querían abordar para mejorar sus procesos de trabajo y, en definitiva, su eficiencia. Tras la finalización del proyecto ‘Modernización y Digitalización de los Servicios Sociales y La Acción Voluntaria’ las entidades de voluntariado mostraron un aumento de su madurez digital en la mayoría de las fases de la gestión del voluntariado, así como un conocimiento más profundo de la transformación y herramientas digitales.
El detonante principal fue la necesidad de ofrecer una respuesta más ágil, moderna y eficaz a las entidades de voluntariado, por parte de la PVE; y a las personas voluntarias, por parte de las entidades de voluntariado. Aunque el proceso comenzó de forma incipiente en 2013 con la creación de Voluncloud, fue a partir de 2020, con el auge del uso de herramientas digitales y la necesidad de adaptación derivada de la pandemia, cuando se aceleró significativamente el desarrollo del proyecto. La evolución hacia el "Universo Voluncloud" se consolidó en 2023. Y, actualmente, la PVE está en proceso de consolidación de un Plan de Transformación Digital.
Los principales obstáculos fueron:
- Resistencia al cambio por parte de algunas entidades y personas usuarias.
- Falta de competencias digitales en parte del equipo técnico y voluntariado.
- Necesidad de adaptar la herramienta a realidades muy diversas dentro del movimiento asociativo.
- Limitaciones presupuestarias y de recursos humanos para el desarrollo tecnológico.
- Falta de accesibilidad en las herramientas digitales propuestas
Y las soluciones que se propusieron:
- Diseño de un plan de formación y acompañamiento.
- Creación de guías y protocolos de uso accesibles.
- Desarrollo de la herramienta, incorporando mejoras a partir del feedback recibido.
- Búsqueda de financiación externa y colaboración con entidades tecnológicas.
Resultados y valor añadido:
El desarrollo de este proceso ha supuesto un salto cualitativo para la PVE, tanto en su funcionamiento interno como en la manera en la que se relaciona con las entidades y las personas voluntarias. Los principales beneficios se han reflejado en una mejora notable de la eficiencia en la gestión del voluntariado, con procedimientos más claros, ordenados y fáciles de ejecutar. La trazabilidad de cada acción también se ha visto reforzada, lo que permite un mayor control y una mejora sustancial en la calidad de los procesos. Esto, a su vez, se ha traducido en un incremento en el número de personas voluntarias registradas y activas, al facilitar su incorporación y seguimiento.
El impacto no se limita al plano operativo: la PVE ha logrado una mayor visibilidad y ha reforzado su posicionamiento como una entidad innovadora, capaz de liderar procesos de transformación digital en el sector social. Este avance refuerza la confianza tanto de las organizaciones como de las personas voluntarias y consolida a la Plataforma como un referente en modernización y buenas prácticas.
Cambios en la entidad
La implantación del proceso ha generado transformaciones profundas en la propia entidad:
- Digitalización de procesos internos y externos
- Profesionalización del acompañamiento a las entidades
- Mayor calidad en la gestión del voluntariado
- Mayor seguridad en la gestión del voluntariado
- Cumplimiento de la Ley Estatal de Voluntariado
- Aumento de las competencias digitales del equipo profesional
Actualmente, el proyecto se encuentra en una fase de consolidación y expansión. Se continúa trabajando en la mejora de funcionalidades, en la ampliación de servicios y en el fortalecimiento de la comunidad usuaria. Asimismo, sigue creciendo tanto en número de personas usuarias como en impacto.