El sistema de gestión integral de la Federación Andaluza Enlace
Temática:
- Gestión financiera
Descripción:
Esta nota describe brevemente el proceso de implantación de un sistema de gestión integral a través del software Odoo de la herramienta Toolkit. Para poder comprender este paso, se cuenta con el testimonio de Luisa Márquez, responsable del Equipo Técnico de la Federación Enlace y presidenta del Consorcio Andaluz de Impulso Social (CAIS).
De esta experiencia se pueden extraer diversos aprendizajes, beneficios y conclusiones tras la implantación de esta herramienta que pueden ayudar a otras organizaciones a optimizar sus recursos, aprovechar las sinergias mutuas para apostar por la innovación en la gestión y mejorar la atención e intervención hacia las personas con las que trabajan.
Contexto
La Federación Andaluza Enlace se constituye en 1991 con el objetivo de reclamar la puesta en marcha de recursos y políticas públicas dirigidas a atender los graves problemas de drogodependencias que sufrían muchas personas y familias en aquella época. 30 años después, Enlace se ha convertido en una entidad sin ánimo de lucro que une a casi 100 entidades de Andalucía que intervienen en adicciones y otras situaciones de exclusión social.
Desde hacía varios años, la entidad social tenía el deseo de implantar un sistema de gestión integral con un propósito: centrarse en sus objetivos estratégicos y evitar perder tiempo en la gestión de la información. Aspiraban a tener una información ordenada, centralizada, ágil y accesible.
En 2019, el deseo se transformó en una idea en desarrollo y establecieron la herramienta digital Toolkit, implantada desde CAIS con el soporte tecnológico de la Fundación Ayesa, en sus áreas de gestión y de intervención con personas usuarias.
El confinamiento a consecuencia de la pandemia también aceleró este cambio de transformación digital dentro de la organización: la implantación del teletrabajo, la manera de comunicarse, la cultura digital, o el almacenamiento de los contenidos en la nube fueron algunos ejemplos de este nuevo modelo donde un sistema de gestión integral no solo suponía un reto, sino una gran oportunidad en un contexto cambiante con nuevas respuestas.
Toolkit es una herramienta tecnológica de código abierto para la gestión integral donde sus módulos responden a las necesidades de las entidades del Tercer Sector y de la Economía Social Solidaria. Además de varios componentes, tiene cientos de funcionalidades desarrolladas que también pueden adaptarse. Cada módulo cuesta 125€ al año y el coste por usuario varía por su número: hasta 3 (0€), de 3 a 10 (40€) de 10 a 30 (20€) y de más de 30 (10€).
Obstáculos y soluciones:
A continuación, vamos a revisar algunos de los obstáculos y soluciones más importantes de la puesta en marcha de Toolkit.
Puesta en marcha
La iniciativa fue impulsada por Luisa dentro de la entidad quien, después de testar la herramienta tecnológica, la presentó al equipo. Tras debatir los posibles beneficios a largo plazo, se convirtieron en una entidad pionera en adaptarse a una herramienta con infinitas posibilidades y que todavía hoy en día continúa adaptándose a las necesidades de su entidad.
Obstáculos:
- El desconocimiento de la herramienta. Enlace no conocían sistemas de gestión integral centrados en la intervención con personas usuarias y en el caso de encontrarla, se planteaban muchas preguntas: ¿Qué herramienta tecnológica se adaptará mejor a nuestra entidad? ¿Será una buena inversión? ¿El equipo conseguirá aprenderla?
- La resistencia al cambio sin tiempo. Todo cambio conlleva siempre un esfuerzo de parte de todo el equipo, al tener que aprender nuevas herramientas, procesos o la manera de comunicarnos en el modelo de trabajo. Enlace ya utilizaba herramientas digitales (Calendar, Trello, Telegram, etc.), pero no estaban integradas en un mismo sistema. Además, cambiar el modelo de trabajo significa invertir más tiempo a corto plazo en aprender, un tiempo que nadie de la entidad tenía.
- La contabilidad paralela. Enlace gestionaba la contabilidad de su entidad con ContaPlus, pero tras probar módulos más sencillos de Toolkit, también apostó por migrar sus datos al modulo de contabilidad, donde durante un tiempo determinado la entidad tuvo que gestionar al mismo tiempo ambas herramientas financieras.
Soluciones:
- Investigar para avanzar. A pesar de no conocer ejemplos de sistemas de gestión integral para entidades del tercer sector, Enlace empezó a investigar y contactó con CAIS quienes les propusieron como solución Toolkit. El acompañamiento es continuo, donde al principio CAIS te ofrece una demo online de los módulos según tus necesidades. Se puede contratar solo los módulos que necesites e ir incorporando más funcionalidades posteriormente.
- Adaptarse y coordinarse. Una vez que las personas usuarias están dadas de alta en el sistema de gestión integral, Enlace tuvo que realizar una formación personalizada en varias sesiones para la implantación de los módulos y la migración de tus datos en el sistema. Había que invertir tiempo para el aprendizaje de la nueva herramienta de manera inicial para largo plazo conseguir ganarlo. Además, CAIS tiene un soporte técnico y para facilitar el proceso de implantación, ofrece un periodo de prueba gratuito de un mes.
- De menos a más. Enlace comenzó con la implantación de los módulos más sencillos como los de Contactos, Empleados, Asistencias, Ausencias hasta decidirse por el módulo de Contabilidad, donde este proceso de migración de los datos bancarios y de facturación ha sido uno de los mayores obstáculos que se ha enfrentado la entidad social. Esta estrategia permitió que el equipo no sólo viera la potencialidad, sino que no hubiera tanta resistencia al cambio.
Resultados y valor añadido:
La Federación Enlace gestiona su facturación y su contabilidad a través de Toolkit y el equipo puede fichar de manera autónoma y gestionar sus días de vacaciones a través del módulo de Asistencias y Ausencias.
Esta herramienta tecnológica no sólo ha supuesto una mejor gestión de la información, sino que añade varios valores añadidos:
- Ahorro de tiempo a largo plazo en los procesos de gestión.
- Información accesible, ordenada y disponible de manera ágil.
- Mejora la comunicación interna y reduce el ruido a través de los debates por temas.
- Accesible desde varios dispositivos. Te puedes conectar desde distintos dispositivos adaptándose a la flexibilidad horaria.
- Módulos personalizados para cada organización con posibilidad de seguir añadiendo.
- Acompañamiento y formación técnica gratuita.
- Aprendizaje continuo.
- Entender la transformación digital como una cultura digital respetando los tiempos de formación de las personas usuarias.
- No requiere un presupuesto elevado.
Sin duda, la sostenibilidad pasa por tratar de ser más eficiente en la gestión. Como hemos comprobado a través de esta experiencia protagonizada por Enlace: invertir tiempo a corto plazo en un sistema de gestión integral, se convierte a largo plazo en un ahorro donde reducir los tiempos de gestión por parte de las entidades sociales ya no será un deseo, sino una realidad estratégica.
El proceso ha sido descrito desde la visión de una de las entidades participantes. Si te interesa esta experiencia, visita la entrevista a Luisa Márquez en nuestra videoteca.