ComprasDiversidad.com: La central de compras promovida por Plena Inclusión Madrid
Temática:
- Gestión financiera
Descripción:
Una de las reivindicaciones habituales del tercer sector es la de contar con un sistema de financiación más estable que permita equilibrar el déficit habitual entre ingresos y gastos. Sin duda es necesario explorar las vías de financiación que contribuyan a dicha estabilidad, pero no hay que menospreciar la mejora de la eficiencia que se puede derivar de una mayor productividad social del trabajo del personal remunerado o de las tareas desarrolladas por el voluntariado. Dicho de otra manera, con los mismos recursos se pueden alcanzar objetivos más ambiciosos o, con menos recursos, alcanzar los mismos objetivos sociales.
Esta mejora de la eficiencia no sólo se puede conseguir con la mejor organización de los recursos humanos, sino que puede venir por el ahorro de costes en los suministros de bienes y servicios externos que consumen las ONG.
Siguiendo esta filosofía, en 2013, tras un proceso de análisis de la viabilidad del proyecto, Plena Inclusión Madrid puso en marcha la central de compras ‘Compras Diversidad’ para mejorar los precios obtenidos de los proveedores, y beneficiar a las entidades asociadas al proyecto.
Puedes ver un vídeo explicativo en este enlace a la videoteca de COMPASSS: Ver vídeo
La idea es sencilla, negociando conjuntamente con los proveedores se alcanzan mejores precios, y ahorros indirectos, porque:
- El volumen negociado es mayor y los proveedores pueden ajustar sus márgenes al reducirse costes indirectos asociados a la comercialización y la incertidumbre
- La capacidad de negociación por parte de las ONG aumenta, al ofrecer mayor volumen de negocio a los proveedores elegidos
- Se interesan por el negocio empresas capaces de ofrecer mejores precios
- Los posibles problemas derivados de los suministros se solventan más fácilmente al estar enmarcados en una relación mucho más amplia que la que se consigue entre un solo proveedor y un solo cliente
- Las ONG ahorran, igualmente, en costes de localización y negociación de proveedores, distribución, seguros asociados a los suministros, etc.
Sin embargo, la puesta en marcha de cualquier idea o proyecto que implica a diferentes personas u organizaciones siempre es complicada.
Las ideas, sobre el papel, pueden estar muy claras y resultar atractivas, pero ponerlas en marcha requiere un nivel de conocimiento profundo del entorno en el que se quieren desarrollar.
No sólo hay que conocer el tipo de suministros comunes a la mayoría de las ONG a las que se quiere implicar, sino que hay que tener una experiencia y visión comercial para entender cómo enfocar la idea, realizar un estudio de los posibles escenarios económicos que permita argumentar, de forma realista, sobre las ventajas del proyecto, y convencer a las entidades que formarán parte de la experiencia en sus inicios, cuando el éxito aún no está asegurado.
Así pues, todo proyecto innovador, por el planteamiento o por el entorno en el que se desarrollará, requiere de lo que podemos denominar como ‘Energía de Activación’.
Obstáculos y soluciones:
La ‘Energía de Activación’ es el aporte inicial de recursos que requiere cualquier iniciativa, que puede llegar a generar una reacción en cadena que permita que los procesos se alimenten de la energía generada por sí mismos.
Seguro que se entiende mejor con un ejemplo.
Si queremos encender una hoguera para calentarnos, necesitaremos leña, un lugar protegido del viento, apilar los troncos de manera que el oxígeno pueda alcanzar las zonas que entrarán en combustión y algún material que arda con cierta facilidad para el inicio.
Pero, además, necesitaremos una cerilla.
Todos los elementos son necesarios pero, sin la ‘Energía de Activación’ proporcionada por la cerilla, no tendremos hoguera.
Una vez encendida, el propio calor de la hoguera iniciará el fuego en lo sucesivos aportes de leña y, salvo que detengamos el proceso, no será necesaria una nueva ‘Energía de Activación’.
Conscientes de este planteamiento, en Plena Inclusión Madrid, junto a la recogida de información de las necesidades comunes de las ONG (la leña), la identificación de proveedores de referencia (el lugar protegido) y el trabajo específico con aquellas entidades que más receptivas podían estar al proyecto (el material que arde con facilidad), se pusieron a buscar recursos económicos que permitieran iniciar el proyecto (la cerilla).
Estos fondos iniciales los obtuvieron de los llamados ‘Fondos Noruegos’ o EEA Grants (1) y de 33 entidades del sector comprometidas con la idea.
Se comenzó identificando los servicios más comunes a todo el sector para poder hacer la primera oferta, que resultase atractiva, a todas las entidades que quisieran participar de la experiencia, y estos fueron la telefonía y la electricidad. Pero no se pararon ahí, sino que siguieron ampliando la oferta centralizada de servicios y suministros a precios muy competitivos, de manera que más entidades se fueron sumando a la idea.
Las dificultades no vinieron sólo de las necesidades de financiación, sino que el asociarse al proyecto, y aprovechar sus ventajas, requiere un cambio de mentalidad en las ONG para compartir información, modificar sus hábitos de compras, aceptar nuevos estándares, etc. En definitiva, supone un cambio de cultura dentro de las organizaciones que requiere un proceso de maduración interna. Superar estas dificultades suponen un trabajo constante y serio detrás de la iniciativa de ‘Compras Diversidad’ a lo largo del tiempo, de manera que sean los resultados obtenidos los que terminen convenciendo a las entidades candidatas para sumarse a la experiencia.
(1) El objetivo del Mecanismo Financiero del Espacio Económico Europeo (EEA Grants) es la contribución de Noruega, Islandia y Liechtenstein al desarrollo europeo en el marco del acuerdo firmado con la UE por el que comparten el mercado único europeo y también valores y objetivos, como reducir las desigualdades económicas y sociales en Europa y fortalecer la cooperación bilateral.
Organización y departamento responsable:
Resultados y valor añadido:
Después de 7 años de funcionamiento, los resultados son visibles. Actualmente más de 80 entidades se benefician de la labor de ‘Compras Diversidad’, obteniendo un ahorro medio del 12% en los suministros de bienes y servicios gestionados por la central de compras.
Para ello, cuentan con una reducida infraestructura que se financia gracias a los rappels(2) obtenidos de los proveedores y de las cuotas de las entidades socias, en función del presupuesto gestionado.
Además, todos los suministros gestionados por ‘Compras Diversidad’ cuentan con un control de calidad que supone otro valor añadido al ya mencionado del ahorro de coste, que no siempre se puede asegurar en compras realizadas de forma individual por cada entidad.
Ser socio de ‘Compras Diversidad’ supone, según se explica en su web, que:
- Incorporen los datos de la entidad en la web de compra de producto: datos de facturación, direcciones de envío, usuarios y datos de contacto de los mismos.
- Obtener formación en la aplicación web de compra de producto en el propio centro o remota a las personas encargadas de realizar los pedidos
- Que la central de compras facilite a los proveedores de servicios de la central los datos de contacto de la entidad para que comiencen las visitas comerciales necesarias.
- Que la central asesore y ayude al socio en todo momento, tanto durante el proceso de oferta de los proveedores como después de la firma con los proveedores.
- Que la central intervenga entre el proveedor y socio ante cualquier incidencia que pueda requerir de su atención.
Adaptación a la realidad cambiante
Con la crisis provocada por la pandemia de la Covid-19 las necesidades y urgencias de las ONG han cambiado de forma drástica y ‘Compras Diversidad’ ha sabido adaptarse.
Desde el comienzo de la crisis ha gestionado más de 1,2 mill. € en material de protección y limpieza para contribuir a garantizar las medidas de seguridad que deben darse en las residencias, pisos tutelados y resto de servicios prestados por las ONG a sus destinatarios, usuarios y personal.
En estos suministros, dada la complejidad y competencia de los mercados de materiales de protección, se ha renunciado a cualquier tipo de margen o rappel por parte de los proveedores, repercutiendo todo el ahorro sobre las entidades que adquieren los materiales a través de la central de compras.
Así pues, se ha producido un beneficio no esperado, pero que resulta crítico, porque en esta crisis no solo es importante acceder a un precio justo por los materiales urgentes. En esta crisis el poder conseguir dichos materiales de forma individualizada resulta extremadamente complejo cuando no imposible, por lo que la existencia de ‘Compras Diversidad’, está asegurando los suministros para muchas entidades del sector.
(2) Rappel es un término francés e inglés, utilizado para referirse al retorno monetario obtenido por los clientes, de los proveedores, al final de un período de tiempo. Se calcula en función del importe facturado por el proveedor a ese cliente con tramos o porcentajes progresivos. A mayor volumen de ventas mayor es el porcentaje de retorno para el cliente.