Taller: Estrategias para una gestión económica más eficiente en las entidades: Cómo reducir los gastos energéticos en el contexto actual
Temática:
- Gestión financiera
En COMPASSS iniciamos el mes de diciembre con un taller sobre procesos de eficiencia económica que se pueden poner en marcha para reforzar la sostenibilidad financiera de las entidades sociales. Esta acción formativa fue impartida por profesionales de HOGAR SÍ, una entidad trabajando para conseguir que ninguna persona viva en la calle, que han aplicado la
Emilio Cuadrado Rodríguez, director de la Unidad de Transparencia y Rendición de Cuentas en HOGAR SÍ, resaltó que algunos de los principios de la metodología agile han resultado muy adecuados y eficientes para que su organización se adaptase al entorno tan cambiante de los últimos años entre pandemia y crisis energética. Ante la multiplicación de situaciones excepcionales, no quedan más remedio a las organizaciones que realizar cambios que dejan prácticamente sin efecto lo planificado con anterioridad. La capacidad de adaptación en entorno de crisis es un elemento clave para desarrollar una gestión económica eficiente que contribuye a la sostenibilidad financiera de las entidades del Tercer Sector.
A inicios de 2022, HOGAR SÍ había establecido como meta estratégica asegurar la sostenibilidad en la gestión de un volumen importante de proyectos y la elevada inflación este año estaba produciendo efectos serios en la organización. En el tercer trimestre del año, han diseñado un presupuesto 2023, analizando el impacto económico del conflicto ruso-ucraniano y la subida de los gastos energéticos con el fin de generar un plan de mitigación de los riesgos para la actividad de la entidad
Plan de mitigación de riesgos económicos
Partiendo de la evidencia que una planificación estructurada permite identificar riesgos y trabajar para mitigarlos, Emilio ha valorado que a la hora de poner en marcha un proceso de eficiencia económica es fundamental centrarse en los puntos de la estructura de costes que tienen un impacto más potente. En cambio, al perseguir pequeños ahorros, el coste que suponen los esfuerzos puede resultar mayor que el resultado conseguido.
Por la naturaleza de su actividad, después de haber hecho una estimación del impacto económico, han valorado la gestión de 3 bloques de gasto muy expuestos a riesgos:
- Arrendamientos.
- Apoyos económicos a personas beneficiarias.
- Suministros de inmuebles, sobre todo viviendas.
Es importante identificar los gastos en los que se puede incidir (en el caso de HOGAR SÍ fueron los suministros) y aquellos en los que el margen de actuación es muy limitado (alquileres o apoyos).
Los distintos pasos para la elaboración del plan de ahorro que ha permitido a HOGAR SÍ un ahorro de casi 300.000 euros con respecto a lo que hubiera podido haber ocurrido (es decir el coste de “no hacer nada”) son los siguientes:
- Estimación de aumento de IPC, en alquileres y apoyos.
- Inventario de los suministros (gas y electricidad) de todos los inmuebles.
- Cálculo del coste producido en 2021 (2022 ha sido un año demasiado volátil).
- Estimación de coste medio de suministros por cada tipo de inmueble.
- Cálculo del coste de "no hacer nada".
- Prospección de tarifas energéticas.
- Cálculo del coste con cambios de proveedor.
- Análisis global de resultados.
- Presentación al Comité de Estrategia.
- Despliegue de actuaciones (Transversal).
La prospección de tarifas energéticas
Por su parte, David Corpas Marfil, técnico del área de infraestructuras de HOGAR SÍ, ha relatado el proceso de prospección de tarifas.
Han contactado con 23 asesorías energéticas y comercializadoras con el fin de valorar cuales eran las tarifas más ventajosas en el mercado libre con el cual HOGAR SÍ ha ido trabajando. Existen 3 tipos de tarifas:
- Indexada (variable).
- Estables (plana 24h, horario de oficina, noche…). Opción escogida por HOGAR SÍ para garantizar una estabilidad en los próximos meses.
- Diferentes según consumos o potencia contratada.
Algunos aprendizajes y recomendaciones:
- La concentración de contratos permite una posición de fuerza a la hora de negociar precios y condiciones.
- La externalización de la negociación a una gestora tiende a mejorar la eficiencia del proceso.
- La elección entre tipos de tarifas debe hacerse tomando en cuenta el perfil de consumo de la organización y siempre conlleva riesgos ligados a la evolución del mercado.
- Con la volatilidad de los precios en el mercado, las comercializadoras han desarrollado una oferta de contratos con precios cerrados con plazos cortos (vigencia 3-12 meses)
- Prestad mucha atención a las comercializadoras a la hora de contratar y durante la vigencia del contrato (notificaciones, ofertas, gastos añadidos…).
Ante la dificultad que pueden enfrentar entidades pequeñas a la hora de destinar recursos para llevar a cabo semejante proceso, asesorarse a través de una gestora es una opción que hay que valorar. David precisó que las compañías gestoras no suelen cobran sus servicios a las entidades sino cobrar un porcentaje a las compañías de suministro energético al actuar como comercializadora para ellas.
Cabe resaltar también que una de las responsabilidades de las redes y plataformas sectoriales es proporcionar servicios que puedan dar cobertura a necesidades de las entidades de la red que, por su tamaño, no pueden dedicar recursos a determinadas actividades. Centrales de compras, servicios de asesoramiento o base de conocimiento compartido deberían estar amparados por estas redes y plataformas, cosa que no siempre ocurre.
Esperamos que os hayan sido de utilidad estos aprendizajes. Si queréis, podéis consultar el vídeo del taller para profundizar y compartir con nuestra comunidad vuestras experiencias y aprendizajes, dejándonos comentarios abajo. También, podéis descargar la ponencia de Emilio y David.
Si quieres saber más más sobre la metodología Agile:
"Agile Project Management: The Definitive Guide": Guía con una introducción completa a la metodología Agile y cómo aplicarla en la gestión de proyectos.