Destacado: Aunque no tengan obligación de hacer los planes de igualdad, todas las entidades lo que sí que tienen obligación igualmente es cumplir con algunos requisitos como el registro salarial y el plan de acoso:

1. Registro Salarial: Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben llevar un registro salarial desglosado por sexo, categoría profesional y puesto de trabajo para garantizar la igualdad retributiva.
2. Protocolo contra el acoso: Es obligatorio contar con un protocolo para prevenir y actuar contra el acoso sexual y por razón de sexo en el ámbito laboral.

2. Plan de Prevención de Riesgos Laborales

Todas las entidades están obligadas a contar con un Plan de Prevención de Riesgos Laborales, independientemente de su tamaño, según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL). Este documento “se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de representantes de trabajadores”, y debe incluir,  con diferente amplitud según la dimensión y características de la entidad, los siguientes elementos:

• La identificación de la entidad, su actividad y características de los centros de trabajo y número de trabajadoras y características con relevancia en la prevención de riesgos laborales.
• La estructura organizativa de la empresa
• La organización de la producción 
• La organización de la prevención
• La política, los objetivos y metas en materia preventiva.

Este plan debe identificar, evaluar y controlar los riesgos a los que están expuestos las personas trabajadoras durante su actividad laboral y establecer medidas de seguridad y salud en el trabajo. 

Si la entidad tiene menos de 6 personas trabajadoras, está permitido que la actividad preventiva se asuma directamente por la asociación sin necesidad de concertar con una entidad externa y cuando: 

• desarrolle su actividad de forma habitual en el centro de trabajo
• y tenga la capacidad necesaria, en función de los riesgos a los que estén expuestas las personas trabajadoras y la peligrosidad de las actividades desarrolladas.

Por otro lado, si la entidad tiene un número de personas trabajadoras superior a 6, es necesario que formalice este plan con una empresa externa. 

3. Plan de Protección de Datos

Todas las organizaciones que gestionan datos personales de sus personas beneficiarias, empleadas, voluntarias o colaboradoras están obligadas a tener un plan de protección de datos que garantice el cumplimiento:

• del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• y de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Aunque el RGPD y la LOPDGDD prohíben el tratamiento de estos datos, las asociaciones y ONG entran dentro de las excepciones que contempla la normativa para poder tratar datos sensibles, en concreto, se permite siempre que:

• Se cuente con el consentimiento expreso de la persona interesada.
• El tratamiento se realice dentro del ámbito de sus actividades legítimas y con las debidas garantías de seguridad.
• Solo se traten datos de miembros actuales o antiguos o de personas que mantengan un contacto regular con las asociaciones u ONG.
• No se comuniquen los datos a terceros sin el consentimiento de la persona interesada.

Independientemente del tamaño de la entidad, esta Guía Básica de Protección de Datos Personales de la Plataforma de ONG de Acción Social, es un recurso de utilidad para aumentar el conocimiento de la normativa fundamental, conseguir una mejor gestión en la protección de datos y de los derechos de las personas interesadas. 

Destacado: Pasos para que una asociación cumpla con la normativa de Protección de Datos:

1. Informar al recoger los datos. 
2. Solicitar el consentimiento expreso de la persona interesada para el tratamiento de sus datos personales.
3. Firmar acuerdos de gestión de tratamiento de datos con proveedores que accedan a los datos.
4. Firmar contratos con las personas empleadas, socias o beneficiarias.
5. Asegurarse que los textos legales de la página web (aviso legal, política de privacidad y cookies) estén actualizados al RGPD.
6. Analizar los riesgos y medidas de seguridad para proteger los datos.
7. Notificar brechas de seguridad a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas.
8. Para las ONG o asociaciones sin ánimo de lucro es recomendable contar con una persona delegada de Protección de Datos (DPO) para asegurar el cumplimiento de la normativa.

4. Plan de Transparencia y Buen Gobierno 

La implementación de un plan de buen gobierno y transparencia es obligatoria para las entidades en función del tipo de fondos que gestionan:  

• Si reciben subvenciones públicas: En España, todas las entidades que reciben fondos públicos deben cumplir con las normativas de transparencia y buen gobierno según la Ley 19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno. Esto incluye hacer públicas sus cuentas, informes de auditoría, y el destino de las subvenciones. 
• Si reciben donaciones de particulares y empresas: En este caso, la Ley 49/2002 que regula el régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos también establece la necesidad de cumplir con estándares de transparencia, especialmente si buscan incentivos fiscales.

Por otro lado, no todas las entidades están obligadas a tener un plan de transparencia y buen gobierno, pero es recomendable para cualquier organización que busca aumentar su credibilidad y captar fondos o es de gran tamaño y tiene un impacto internacional. 

Herramienta

La Plataforma de Organizaciones de Acción Social (POAS) tiene dos guías muy útiles sobre Buen Gobierno y Transparencia donde explica la legislación, el ciclo de gestión, los principios transversales, recomendaciones y claves de mejora para cualquier entidad del tercer sector.

5. Plan de LGTBI 

La Ley 4/2023 para la igualdad real y efectiva de las personas trans y para la garantía de los derechos de las personas trans, desde marzo de 2024, obliga a las entidades de más de 50 personas trabajadoras implementar: 

• medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI (Lesbianas, Gays, Trans, Transgénero, Transsexual, Bisexuales e Intersexuales).
• Protocolo de actuación para la atención del acoso a la violencia contra las personas LGTBI.

En junio, se publicó el borrador del Real Decreto de Desarrollo del artículo 15 de la Ley 4/2023, para la Igualdad real y efectiva de las personas trans y para la garantía de los derechos de las personas LGTBI. A pesar de ser un borrador, establece las medidas principales a incorporar y el calendario para adoptar las medidas correspondientes. Con esta normativa, España se convierte en el primer país de Europa que tiene una norma que regula las condiciones de trabajo de las personas LGTBI.

El procedimiento es similar al de un Plan de Igualdad y se deberá negociar con las y los representantes legales de los trabajadores (RLT) y los sindicatos. 

Si tu organización se encuentra en proceso de implantar un Plan LGTBI en el entorno laboral, deberá contar con este contenido mínimo:

1. Informe de Situación: Antes de planificar las medidas, se debe elaborar un informe a partir de la documentación de la empresa.
2. Encuesta de Clima: Evaluación del clima laboral en relación con los derechos LGTBI.
3. Contenido mínimo:
   • Determinación de las partes negociadoras.
   • Ámbito personal, territorial y temporal.
   • Definición de objetivos cualitativos y cuantitativos.
   • Descripción de medidas concretas (preventivas y reactivas) contra la discriminación.
4. Recursos y Medios: Identificación de los recursos materiales y humanos necesarios.
5. Calendario y Sistema de Seguimiento: Para la implementación, seguimiento y evaluación de las medidas.
6. Procedimiento de Modificación: Incluye cómo adaptar el plan ante posibles discrepancias o cambios normativos.
7. Protocolo frente al Acoso LGTBI: Establecimiento de medidas para prevenir y responder a actos de acoso.

Destacado: plazos y obligaciones

1. Inicio del procedimiento de negociación:
   • Las organizaciones deben comenzar mediante la constitución de una comisión negociadora.
   • Este procedimiento debe iniciarse en un plazo máximo de tres meses desde que se alcance el número de personas en plantilla que hace obligatorio el plan.
2. Plazo para negociación y solicitud de depósito:
   • Las medidas planificadas deben ser negociadas y la solicitud de depósito presentada en un plazo máximo de un año desde el final del plazo inicial para iniciar el procedimiento de negociación en el 
     Registro y Depósito de Convenios Colectivos, Acuerdos Colectivos de Trabajos y Planes de Igualdad.
3. Vigencia del Plan:
   • El plan no puede tener una vigencia superior a cuatro años.

6. Plan de Diversidad

Según la Ley 15/2022 e igualdad de trato y no discriminación, establece que todas las entidades deben implementar medidas para prevenir y eliminar situaciones discriminatorias, lo que significa que, desde septiembre de 2022, todas están obligadas a tener instrumentos para detectar, prevenir y cesar situaciones discriminatorias con el Plan de Gestión de la Diversidad. 

La ley amplía las causas de discriminación para incluir:

• Nacimiento
• Origen racial o étnico
• Sexo
• Religión
• Convicción u opinión
• Edad
• Discapacidad
• Orientación o identidad sexual
• Expresión de género
• Enfermedad o condición de salud
• Estado serológico y/o predisposición genética a patologías y trastornos
• Lengua
• Situación socioeconómica

Destacado: beneficios de la Gestión de la Diversidad:

• Apertura a nuevos mercados.
• Atracción del talento.
• Fomento de la creatividad e innovación.
• Mejora de la reputación interna y externa.
• Cumplimiento normativo.
• Competitividad en licitaciones públicas.
• Responsabilidad Social Corporativa (RSC).

En este plan no será necesaria la negociación con las y los representantes legales de los trabajadores (RLT) y los sindicatos, pero es importante cumplir con las políticas además de evitar sanciones. Por eso, algunas claves para trabajar la gestión inclusiva de la diversidad en el ámbito laboral son: 

• Integración de la diversidad en la estrategia y cultura empresarial.
• Apoyo de la dirección en la implementación.
• Objetivos claros definidos para la inclusión.
• Desarrollo de un plan de medidas concretas y coordinadas.
• Establecimiento de indicadores clave de rendimiento para medir el seguimiento y progreso.

7. Plan de voluntariado

Las entidades que trabajan con personas voluntarias deben cumplir determinados requisitos legales regulados en la Ley de Voluntariado 45/2015. Por ello, es recomendable implementar un plan de voluntariado, que recoja sus derechos y deberes, condiciones de trabajo, formación y seguimiento. 

En España, no es obligatorio para las entidades contar con este Plan. Pero, muchas entidades, especialmente las que buscan mejorar su responsabilidad social, reputación y transparencia o aquellas que reciben fondos públicos o privados, optan por desarrollar estos planes. 

En un próximo post en COMPASSS, vamos a profundizar sobre cómo elaborar un plan estratégico de voluntariado. Esta guía de la Plataforma de Voluntariado de España explica los pasos a abordar en la redacción de este plan utilizando una metodología flexible, operativa y fácilmente adaptable a cada organización. 

Destacado:

Los requisitos legales básicos que toda entidad sin ánimo de lucro deberá tener en cuenta antes de contratar a una persona voluntaria en su organización:

• Contrato de voluntariado: tiene que formalizarse por escrito y estar firmado por ambas partes. 

  • La persona voluntaria también deberá firmar la llamada declaración responsable, por la cual deja constancia que no tiene antecedentes penales.

  • Y si trabaja con menores, deberá aportar un certificado en el que conste que no ha sido condenado por Delitos de Naturaleza Sexual.

• Seguro de accidentes: es conveniente que este seguro de accidentes incluya también un Seguro de Responsabilidad Civil.

• Responsabilidad jurídica de la persona voluntaria que forma parte del Patronato o de la Junta Directiva de la entidad: en muchas organizaciones del Tercer Sector, sus órganos de dirección están conformados por personas voluntarias que pueden incurrir en responsabilidad jurídica en el ejercicio de sus funciones. Esta responsabilidad puede ser penal, civil o administrativa.

8. Plan de Accesibilidad 

Tampoco es obligatorio para todas las entidades sociales contar con un Plan de Accesibilidad. Sin embargo, si la entidad social presta servicios públicos o está abierta al público, sí tiene la obligación de cumplir con la normativa en materia de accesibilidad, como la Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social (RD Legislativo 1/2013). Esta ley establece que los espacios, servicios y entornos deben ser accesibles para todas las personas, incluyendo aquellas con discapacidad.

Asimismo, si una entidad recibe financiación pública o trabaja con subvenciones, es obligatorio que cumpla con las normativas de accesibilidad – también en el ámbito digital, es decir, que sus sitios web y aplicaciones móviles sean accesibles-. Por ejemplo, un dato interesante relacionado con la última convocatoria de subvenciones del 0,7 estatal es que los proyectos que se presentaran tenían como requisito: “la acreditación y justificación de las medidas que la entidad incorporará para asegurar la accesibilidad universal del programa, con el objetivo de que el mismo sea practicable para todas las personas sin excepciones.” 

Destacado: 

Aunque no siempre sea obligatorio, tener un plan de accesibilidad es beneficioso para las ONG porque:

• Mejora la inclusión y el acceso a los servicios.
• Aumenta la transparencia y el compromiso de la entidad hacia la sociedad.
• Reduce el riesgo de discriminación y posibles sanciones por incumplimiento de la normativa.
• Facilita el acceso a fondos y subvenciones que valoran la accesibilidad.

Por todo lo anterior, muchas entidades sociales optan por desarrollar un Plan de Accesibilidad para garantizar el cumplimiento de estas normativas, facilitar la inclusión y asegurar que sus instalaciones, servicios y comunicaciones sean accesibles.

Tener estos planes no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también mejora la gestión interna, refuerza la confianza y asegura el compromiso de la organización con los derechos y el bienestar de las personas empleadas, beneficiarias y voluntarias. Implementar estos planes, obligatorios o voluntarios, no solo impulsará tu misión, contribuyendo a un mundo más justo y equitativo, sino que te llevarán un nuevo nivel de sostenibilidad.