Los 5 pasos a dar para presentarse a una licitación pública

Si es la primera vez que te presentas a una licitación pública o si ya tienes experiencia, pero buscas consejos que te ayuden a mejorar, a continuación te mostramos los 5 pasos a seguir con las recomendaciones y consejos más importantes que debes tener en cuenta para tener éxito en las licitaciones.

Pasos para presentarte a una licitación pública

1º Detección:

El primer paso será llevar a cabo una búsqueda de licitaciones y detectar cuáles son las que nos interesan y más se ajustan al perfil de nuestra organización y a los servicios que proporcionamos.

En general, hay cuatro formas de detectar licitaciones:

  • A través de la búsqueda en el perfil del contratante, es decir, entrando en los sitios web del Organismo de contratación que aglutina sus licitaciones (ej.:https://contrataciondelestado.es/wps/portal/plataforma).
  •  Por incidencia, en nuestro contacto con la Administración Pública informarnos activamente y previendo cuándo y cómo puede salir una licitación.
  • Externalizando la tarea. Será una idea acertada en el caso de entidades pequeñas, con escasos recursos de personal que pueda dedicarse a esta labor.
  • Configurando alarmas que nos alerten de si existe alguna licitación en nuestro campo de interés.

Consejo: La asignación a un miembro del equipo del rol de rastreador de licitaciones, así como una búsqueda por palabras, nos proporcionarán una mayor rapidez en la detección de las licitaciones. Una detección temprana es fundamental y será determinante a la hora de poder preparar una propuesta de calidad que sea competente.

2º Análisis y evaluación:

Mediante el análisis del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP) y el Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT), vemos si cumplimos tanto los requisitos administrativos como técnicos, y si tenemos la capacidad requerida para ejecutar el contrato.

Debemos analizar cuanto antes si tenemos la solvencia económica y técnica necesaria, valorando tanto los recursos exigidos, como el tiempo de dedicación y el personal. Esta tarea debe ser realizada por personas técnicas que conozcan el historial de los proyectos y servicios similares al del objeto del análisis, desarrollados por la entidad durante los últimos 3-5 años. A su vez, los resultados de este análisis deben ser validados por una persona responsable de la entidad que tomará la decisión de si se presenta o no oferta.

Consejo: En el caso de que nuestra entidad no cumpla la solvencia necesaria, se podrá valorar si formar una UTE (Unión Temporal de Empresas).

3º Planificación:

Consiste en organizar el tiempo y recursos disponibles para llevar a cabo la formulación de nuestra oferta.

En este paso calendarizamos las actuaciones a llevar a cabo, fijando fechas límite, formamos diferentes equipos, realizamos la asignación de tareas (la preparación de la documentación administrativa, la propuesta técnica y la económica), y nombramos un encargado de la revisión posterior. Se suelen conformar dos equipos, uno encargado de la parte administrativa y otro tanto de la técnica como de la económica.

Consejo: Es recomendable articular esta planificación a través de un checklist con un doble chequeo para no olvidar ninguna tarea importante.

4º Formulación:

Como norma general la propuesta elaborada se constituye de 3 sobres: uno administrativo, otro técnico y uno que generalmente se conoce como económico.

En el administrativo nos guiaremos por el PCAP de la licitación. Habrá que darse de alta en la plataforma correspondiente si el procedimiento de contratación lo exige como requisito, comprobar el checklist, cumplimentar el DEUC (documento de declaración de idoneidad, solvencia financiera y capacidad) y anexos, aportar la documentación necesaria, elaborar nuestra solvencia técnica y presentar los compromisos en caso de la presencia de otros colaboradores.

El sobre técnico da respuesta al PPT. Aquí encontramos la parte de la oferta evaluable mediante juicios de valor. En ella damos respuesta a cómo vamos a ejecutar el servicio objeto del contrato y realizamos la memoria económica en función del precio y los criterios. Debemos decidir qué estructura ha de tener. De cara a una buena valoración de la propuesta es recomendable intentar encajar cada apartado presentado en el sobre técnico con los criterios de valoración, poniéndonos siempre en el lugar de la persona que va a evaluarlo. Las partes deberán ser proporcionadas y atender a la puntuación otorgable a cada apartado. Explayarnos más en un apartado que dominamos, en detrimento de otros, podrá perjudicar a la puntuación global.

Por último, en el sobre económico formularemos los criterios objetivos evaluables mediante fórmulas. Para hacerlo realizamos una simulación de precios, en la que deberemos reflejar también las posibles bajadas y sus efectos sobre la puntuación de la oferta. Incluiremos el criterio de baja temeraria definido en los pliegos. Por lo general, las entidades se beneficiarán del empleo de funciones raíz en vez de funciones lineales, ya que el efecto de las bajadas será menos agresivo.

Consejo: Para formular una buena simulación económica, se deberá consultar primero los históricos de licitaciones anteriores similares, así podremos estimar más adecuadamente el número de entidades que se presentarán y las bajas que propondrán. Basándonos en ello, exploraremos posibles escenarios, escogiendo el más conveniente.

Y recordemos que, si bien es cierto que en la mayoría de las licitaciones el precio tiene un peso fundamental en la puntuación, como entidades que prestan servicios a las personas tenemos que poner el foco en ofrecer la mejor calidad-precio posible.

5º Revisión:

Una vez elaborada la propuesta por los equipos encargados, se debe realizar una revisión por una tercera persona con capacidad técnica que no haya participado en el proceso. Ello nos proporcionará una segunda opinión más objetiva y nos permitirá realizar correcciones que permitan ultimar la propuesta.

Consejo: Se recomienda hacer esta revisión al menos 24 horas antes del límite de entrega, para poder realizar los ajustes que se consideren y enviar la oferta en tiempo y forma.