Ideas para diseñar un sistema de seguimiento y evaluación de un proyecto

Contar con un sistema de evaluación sólido y bien diseñado permite valorar hasta qué punto hemos alcanzado los objetivos previstos, pero, además, permite identificar los posibles obstáculos que aparecen durante la implementación de nuestro proyecto y que pueden poner en riesgo el logro de los objetivos. De esta forma, las mediciones regulares sobre la ejecución de los procesos nos permiten tomar decisiones para reorientar el proyecto y potenciar al máximo los resultados.

En este post queremos compartir contigo algunas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de diseñar un sistema de indicadores para un proyecto de manera que consigas crear una herramienta útil para recabar información de calidad y que, al mismo tiempo, sea ágil y fácilmente manejable.

¿Cómo elegir el tipo de indicador más adecuado?

Una manera de clasificar los indicadores está relacionada con la dimensión del proyecto que se quiere evaluar (el diseño, los procesos, los resultados, el impacto). En este sentido, los indicadores más utilizados son los indicadores de procesos y de resultados.

Con mucha frecuencia se utilizan indicadores de procesos para medir resultados y esto puede generar confusión sobre si realmente hemos conseguido nuestros objetivos. 

Ejemplo: En nuestro proyecto queremos sensibilizar sobre el enfoque de género y ofrecer herramientas para aplicarlo adecuadamente. Por ello, hemos diseñado la actividad “Formación sobre la perspectiva de género a profesionales del tercer sector” y hemos diseñado este indicador para medir el logro del objetivo:  n.º de personas que han asistido a la formación.

¡Cuidado! El número de personas que han asistido a la formación no nos está indicando que nuestro objetivo de transmitir los conocimientos sobre la perspectiva de género a profesionales del tercer sector se haya cumplido. Puede ser que las personas hayan asistido, pero no hayan adquirido los conocimientos que se habían previsto, quizás, porque la formación ha sido aburrida y no ha logrado captar su atención.

Los resultados son los cambios que se producen en la población gracias a nuestro proyecto.

 Siguiendo con el ejemplo anterior, para medir si hemos conseguido el objetivo de transmitir los conocimientos sobre género, un buen indicador sería el n.º de personas que superan un test sobre perspectiva de género. Este test lo podemos crear nosotros en base a los conocimientos que se tratarán en la formación y pedirles que lo cumplimenten al finalizar la sesión.

Los indicadores de proceso miden el avance de las actividades y por eso, son especialmente útiles para hacer seguimiento de la ejecución de nuestro proyecto. Por ejemplo, si en un semestre tenemos previstas 3 formaciones, el indicador n.º de formaciones realizadas nos permitirá saber si hemos alcanzado nuestro objetivo intermedio y en caso de que no lo hayamos alcanzado, nos alertará de la necesidad de avanzar en esta actividad.

¿Cómo diseñar un buen indicador?

Es muy difícil diseñar indicadores que midan con exactitud la variable o dimensión de la que queremos obtener información. Es posible que una misma actividad o resultado pueda medirse con más de un indicador, pero siempre hay que intentar utilizar aquel que se aproxime mejor a la información que necesitamos. Para comprobar que el indicador que hemos diseñado es un buen indicador, podemos aplicar la técnica SMART. Esta técnica nos permite revisar la calidad de nuestro indicador atendiendo a los siguientes aspectos:

Técnica SMART

¿Cómo recoger la información para nutrir el sistema de indicadores diseñado?

Cada vez es más importante contar con datos que nos orienten en nuestras acciones. Sin embargo, en muchas ocasiones la recogida de datos se convierte en una tarea ardua que demanda mucho tiempo y que, si no es bien utilizada después, nos hará sentir que nuestro trabajo no ha servido para nada.

Por ello, es muy importante pensar estratégicamente en la información que queremos obtener:

  • ¿qué queremos saber?
  • ¿por qué es importante saberlo?
  • ¿qué recursos son necesarios para obtener esta información?

Una vez tengamos claras estas cuestiones, tenemos que pensar en el momento en el que hay que recoger la información:

  • Mediciones antes de que comience el proyecto
  • Mediciones al inicio del proyecto
  • Medición repetida y regular (al inicio, durante y al finalizar el proyecto)
  • Mediciones al final del proyecto
  • Mediciones transcurrido un tiempo desde que finalizó el proyecto

Para las mediciones periódicas debemos pensar en una herramienta que nos permita sistematizar esa información.

Por ejemplo: si estamos trabajando en un proyecto que incluye varias sesiones formativas dirigidas al mismo grupo de personas, debemos asegurarnos de contar con una base de datos al inicio del proyecto que incluya todas las cuestiones que queremos medir (nivel de competencias, edad, sexo, motivación, intereses…). De esta forma se pueden hacer mediciones regulares y la información se sistematiza en la base de datos. Esto actualmente es muy fácil si las mediciones se hacen con cuestionarios online ya que se pueden exportar directamente a Excel.

Para las mediciones relacionadas con los resultados en las personas beneficiarias, se pueden utilizar cuestionarios si lo que queremos medir es la satisfacción o tener un feedback sobre la actividad realizada, es importante tener en cuenta que esta información nos resulta interesante para tratarla de manera agregada, por ejemplo, para saber el porcentaje de personas que han estado muy satisfechas con la formación. Si lo que queremos es profundizar y comprender mejor los cambios generados y la percepción de las personas, es recomendable utilizar técnicas cualitativas (entrevistas, grupos de discusión…etc.)

A continuación, incluimos algunos de los indicadores más utilizados para medir la implementación de las acciones y los resultados generados:

Los indicadores más utilizados para medir la implementación de las acciones y los resultados generados

Para finalizar, queremos compartir una reflexión sobre los indicadores de género. Actualmente se utilizan mucho y son requeridos para obtener muchas subvenciones. Es importante pensar qué tipo de indicadores de género nos interesa utilizar. Con frecuencia se utilizan solo los indicadores que nos ofrecen datos desagregados por género (ejemplo: n.º de mujeres que han asistido a la formación). Esto es importante, pero debe de complementarse con una medición más profunda de cómo pueden impactar las desigualdades de género en la participación y resultados del proyecto.

Siguiendo con el ejemplo de la formación, si al diseñar la actividad aplicamos un análisis con enfoque de género podemos identificar que el horario elegido quizás dificulte la participación de las mujeres y, es posible que ello, genere una participación desigual de las mujeres y de los hombres. En ese caso, si lo detectamos durante el diseño, estaremos a tiempo de proponer una solución. Por ejemplo, una sesión formativa puede repetirse en dos horarios distintos y medir si el horario ha influido en la participación de mujeres y hombres. En caso de que sí, podremos cambiar el horario para el resto de las sesiones formativas. Esto sería un buen ejemplo de cómo utilizar adecuadamente un indicador de proceso (que nos aporta información sobre una actividad y nos permite reconducirla) y, al mismo tiempo, un indicador de género (que nos permite detectar una desigualdad que muchas veces está oculta y proponer una solución para mitigarla).