¿Cómo avanzar en digitalización sin desbordarse ni poner en riesgo el funcionamiento del Tercer Sector?

La inteligencia artificial está ganando presencia en el día a día del Tercer Sector y, con ella, aumenta la presión por incorporar nuevas soluciones desde la tecnología. Sin embargo, la tecnología —incluida la IA— solo aporta valor cuando la organización está preparada, con procesos claros, información ordenada y decisiones tomadas con criterio. Cuando la digitalización se hace solo respondiendo a la urgencia, sin planificación ni mirada estratégica, no se aprovecha todo su potencial, se generan duplicidades y pueden aparecer problemas importantes de seguridad.

Desde Fundación Esplai se ha apostado por acompañar a las entidades en un reto clave: entender que la digitalización no es cuestión de improvisar, sino de recorrer un proceso consciente y ordenado. El webinar Invierno Ágil, celebrado en febrero de 2026, puso esta idea en el centro: la transformación digital comienza con un cambio cultural, se fortalece a través de la mejora continua, se apoya en una gobernanza sólida del dato y permite integrar la inteligencia artificial con supervisión y límites responsables.

En este post sintetizamos las claves principales del encuentro para ayudarte a avanzar en tu propio proceso de digitalización y te compartimos una herramienta impulsada por Fundación Esplai que puede acompañarte en este camino: DigitalizaciONG, este proyecto ayuda a las entidades a situarse, identificar su punto de partida y avanzar paso a paso, evitando improvisaciones y dependencias difíciles de sostener.

¿Cómo es el proceso de digitalización?

Para llegar a generar un ecosistema de digitalización podemos seguir cuatro pasos clave que ayudan a integrar la transformación digital en nuestras organizaciones. Todo empieza con activar el cambio cultural, es decir, con revisar cómo trabajamos y abrirnos a nuevas formas de colaboración. A partir de ahí, ese impulso se convierte en proceso, una dinámica continua que facilita evolucionar con intención. Para sostener este avance, necesitamos una base de datos sólida y confiable, que permita tomar decisiones informadas. Y, sobre esa base, la inteligencia artificial puede incorporarse con criterio y supervisión, aportando valor real sin perder el foco humano. Con estos elementos conectados, la digitalización empieza a tomar forma como un ecosistema propio, coherente y preparado para crecer. 

Clave 1. El cambio cultural: digitalizar es cambiar cómo trabaja la entidad

La digitalización no empieza por la tecnología, sino por revisar cómo funciona la entidad y decidir conscientemente cómo se quiere trabajar. Digitalizar no es instalar software, se trata de repensar la organización con otra mirada y otros enfoques.

¿Qué puedo hacer para empezar ese cambio cultural en mi organización?

1. Revisa los procesos clave de la entidad. Identifica qué procesos son centrales para la misión de tu organización, dónde se aporta valor y qué tareas se repiten o generan fricción. La digitalización comienza cuando la entidad se analiza a sí misma; aunque no todas las tareas deben digitalizarse, es fundamental identificar el valor que aportan los equipos en cada proceso. Pregúntate en cuales de ellos la digitalización podría suponer una mejora sustancial para agilizar procesos, sistematizar información y garantizar la eficiencia del trabajo de los equipos.

2. Clarifica criterios de organización. Establece claramente quién es responsable de cada tarea y bajo qué criterios, evitando que el funcionamiento dependa de personas concretas, soluciones improvisadas o conocimientos no documentados. Para lograrlo, resulta útil implantar procesos de revisión y consulta que permitan analizar periódicamente la forma de trabajar y los flujos de información entre los equipos.

3. Upskilling y reskilling digital. Identifica las dificultades que encuentran los equipos en la gestión de estos procesos y analiza cómo se pueden ofrecer formaciones para que adopten dinámicas y estructuras de trabajo homogéneas, que cumplan con los requisitos y consoliden una forma de trabajar orientada al propósito mediante la digitalización.

Este cambio cultural no es un punto de llegada, sino el punto de partida. La digitalización es un proceso continuo que se construye desde la misión y la forma de trabajar de la entidad.truye desde la misión y la forma de trabajar de la entidad.

Clave 2. La gobernanza del dato: la organizar la información para avanzar

Cuando la digitalización se entiende como un proceso continuo, la gestión de la información se convierte en un elemento clave. La gobernanza del dato consiste en definir criterios comunes para organizar, compartir y cuidar la información. Esta base es la que consolida el proceso de digitalización y permite avanzar con sentido.

¿Cómo iniciarse en la gestión de información para la digitalización?

1. Revisa cómo se gestiona la información en cada área. Analiza si cada equipo utiliza criterios propios o si existen pautas compartidas para toda la organización. La dispersión de datos en múltiples herramientas suele generar ineficiencias, errores y dificultades en la toma de decisiones.
2. Define criterios de gestión de la información para el uso de las herramientas. Establece criterios claros sobre dónde se guarda la información, cómo se nombra, quién la actualiza y cómo se comparte. La información debe entenderse como un recurso común de la entidad, no vinculado a personas, servicios o herramientas concretas.
3. Incorpora la revisión del dato a la dinámica habitual de la entidad. Establece momentos periódicos para evaluar qué está funcionando, qué genera fricciones y qué ajustes son necesarios, más allá de si la herramienta “cumple” técnicamente.

La gobernanza del dato no es un paso técnico, sino organizativo. Es la base que permite que las herramientas, la automatización y la IA se integren de forma segura, coherente y sostenible en la entidad.

Clave 3. El uso responsable de la inteligencia artificial: decidir cómo y para qué utilizarla

La inteligencia artificial aparece cuando el proceso ya está maduro. Una vez trabajado el cambio cultural y consolidada la gobernanza del dato, surge de forma natural plantearse su uso. Este paso no debe darse por moda ni por presión externa, sino como parte de un proceso de digitalización ya asentado.

Integrar la IA con responsabilidad implica decidir conscientemente para qué se utiliza, hasta dónde llega su apoyo y qué límites no debe cruzar.

¿Cómo Integrar la IA con responsabilidad?

1. Delimita con claridad qué tareas puede apoyar la IA. La IA puede ser un apoyo útil en tareas repetitivas, de apoyo o de primera aproximación (redacción inicial, clasificación de información, síntesis de contenidos), pero no debe sustituir el criterio profesional ni la toma de decisiones relevantes. Define este marco evita usos ambiguos y expectativas irreales sobre lo que la IA puede —y no puede— hacer.
2. Decidir dónde se integra la IA dentro de los procesos de trabajo. Incorporar IA no es “usar una herramienta más”, sino decidir en qué momento del proceso aporta valor:

• ¿Apoya una fase inicial de trabajo?
• ¿Sirve como ayuda para revisar o mejorar un resultado?
• ¿Facilita tareas internas sin impacto directo en personas usuarias?

3. Establecer criterios internos compartidos para su uso. Antes de generalizar el uso de una herramienta de IA, conviene acordar reglas comunes:

• Para qué tareas está permitido su uso.
• Qué tipo de información puede introducirse.

• Qué límites deben respetarse en contextos sensibles.

  Estos criterios no tienen que ser complejos, pero sí claros y conocidos por el equipo.

4. Revisar configuraciones, permisos y usos reales de las herramientas. Muchas soluciones de IA incorporan opciones avanzadas que afectan al tratamiento de la información. Revisar permisos, accesos y configuraciones forma parte del uso responsable, especialmente cuando se trabaja con datos personales o sensibles.

Usar la IA con responsabilidad no se trata de simplemente decir “sí” o “no” a la tecnología, sino de tomar decisiones conscientes sobre cómo, para qué y con qué límites se integra en los procesos de trabajo de la entidad.

La digitalización no se cierra con una decisión puntual ni con la incorporación de una herramienta concreta. Una vez activado el cambio cultural y tomadas decisiones con criterio sobre procesos, datos e IA, el reto pasa a ser sostener y ajustar esas decisiones en el tiempo.

¿Qué es DigitalizaciONG y por qué es relevante en este contexto

Cuando el proceso está claro, surge la pregunta de cómo avanzar. Tras recorrer las distintas capas del proceso de digitalización —cambio cultural, mejora continua, gobernanza del dato y uso responsable de la tecnología— muchas entidades llegan al mismo punto: cómo seguir avanzando sin perder el control ni decidir desde la urgencia.

DigitalizaciONG acompaña ese siguiente paso. DigitalizaciONG es una iniciativa de Fundación Esplai que acompaña a las entidades sociales en su proceso de digitalización, entendida como un cambio organizativo y estratégico, no como la simple incorporación de herramientas. Su relevancia conecta con una realidad compartida en el webinar: muchas organizaciones quieren avanzar, pero no siempre saben por dónde empezar ni qué decisiones priorizar. Por ello, esta herramienta, acompaña a clarificar prioridades y a tomar decisiones coherentes con la misión y la capacidad real de cada entidad.

Digitalizar implica asumir un proceso de mejora continua, en el que la organización revisa cómo trabaja, aprende de la experiencia y se adapta a un contexto tecnológico cambiante. Lo que hoy funciona puede dejar de hacerlo: cambian las herramientas, las condiciones de uso y las necesidades de la entidad.

Desde este enfoque, las siguientes recomendaciones traducen el proceso de digitalización en criterios prácticos para avanzar con sentido.

RESUMEN: Recomendaciones prácticas para una digitalización con criterio

A partir de los contenidos del webinar, se recogen una serie de recomendaciones que sintetizan las claves abordadas y ofrecen una orientación práctica para avanzar en digitalización de forma ordenada, sostenible y alineada con la misión de las entidades sociales.

• Empieza por un diagnóstico interno: antes de elegir herramientas, analiza cómo se trabaja, dónde están las fricciones y cuáles son las prioridades reales.

• Define una estrategia digital: la digitalización funciona cuando responde a una visión clara, no cuando se acumulan plataformas sin criterio.

• Ordena los datos antes de automatizar: sin información estructurada, la IA y las herramientas avanzadas no aportan valor.

• Cuida la seguridad y las configuraciones: revisa permisos, flujos de datos y opciones avanzadas, especialmente cuando se trabaja con información sensible.

• Evita dependencias críticas: contempla alternativas, copias de seguridad y planes de continuidad.

• Documenta procesos y criterios: el conocimiento no puede depender de una sola persona ni de soluciones improvisadas.

• Acompaña al equipo: la digitalización es técnica, pero también cultural; requiere tiempo, aprendizaje y adaptación.

• Menos herramientas, mejor combinadas: pocas soluciones bien elegidas funcionan mejor que muchas sin coherencia.

• Piensa en el coste a largo plazo: no solo en lo gratuito o inmediato, sino en la sostenibilidad futura.

• IA con supervisión humana: su uso debe ser progresivo, con reglas claras, criterio y control.

En conjunto, estas recomendaciones refuerzan una idea central del webinar: digitalizar no es reaccionar rápido, sino avanzar con sentido.