Compasss, Comunidad de Aprendizaje para la Sostenibilidad del Sector Social

Martes, Enero 31, 2023 - 09:30

COMPASSS (dinamización)

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Una buena gestión económica de la entidad permite ordenar la información financiera para una mejor toma de decisiones y, por tanto, se trata de una herramienta útil, cíclica y vital para la sostenibilidad.  Anteriormente, el consultor y formador en gestión económica de las ONG, José Luis Herrero, nos habló en Compasss sobre cómo podemos ordenar la información económica por actividades o subvenciones. En este nuevo post: extractamos del Manual que José Luis ha elaborado para Compasss, y que puedes encontrar en nuestra biblioteca, la información sobre el ciclo de vida del control económico para una buena gestión económica de tu entidad.

1. Qué es el ciclo de la gestión económica

En todos los sistemas de gestión de la información hay tres fases:

1. Planificación para realizar unas previsiones sobre cómo debería ser la ejecución.
2. Recogida de datos para asegurar la trazabilidad y veracidad de toda la información a lo largo de un período.
3. Evaluación para valorar cómo se ha desarrollado la ejecución respecto a la previsión realizada previamente.

Estas tres fases, que en el ciclo del proyecto se llaman planificación, recogida de datos y evaluación, en gestión económica toman el nombre de Ciclo de la Gestión Económica:

1. Presupuestos
2. Contabilidad
3. Balance

 

Este ciclo se repite de forma continua a lo largo del tiempo. Se presupuesta sobre el futuro, se contabiliza sobre el presente y se obtienen balances sobre el pasado para poder volver a presupuestar corrigiendo las desviaciones o modificando los objetivos económicos.

Cada entidad, en función de sus necesidades de información, deberá establecer la periodicidad con la que repite el ciclo a lo largo del año, es decir, cada cuánto tiempo revisa los presupuestos. La revisión consistirá en la obtención de información a través de los balances, que nos darán una imagen económica de la entidad en un momento determinado y del grado de cumplimiento de los objetivos económicos por comparación entre los presupuestos anteriores y la contabilidad.

2. Las tres fases en más detalle: presupuestos, contabilidad y balances

2.1. Los presupuestos

Los presupuestos son la plasmación económica del proyecto de la entidad. En ellos se deben reflejar todas las previsiones de movimientos económicos derivados de la futura ejecución del proyecto.

Existen tres tipos de presupuestos:

1. Presupuesto de inversiones y financiación específica. Se refiere al conjunto de bienes y servicios amortizables y las captaciones de fondos que deban ser repartidos a lo largo de un período mayor a un año como, por ejemplo, una compra de un local y una subvención específica para esa compra.

En dicho presupuesto se recogen las compras, con su fecha prevista, el número de años de vida útil de dicha compra, el valor previsible al final de su vida útil y el reparto del coste entre los diferentes años que abarque, conocido como ‘Amortización’. Igualmente, para los fondos captados que deban ser repartidos entre varios años, se calculará su periodificación anual para cada año afectado.

El resultado sería algo similar a este ejemplo:

 

Inversiones					Gastos de amortización anual
Compra	Fecha	Importe	Años reparto	Valor residual	Año X	Año X+1	Año X+2
Ordenador	1-1-X	3.500	3	500	1.000	1.000	1.000
Fondos captados					Ingresos de periodificación anual
Captación	Fecha	Importe	Años reparto	Valor residual	Año X	Año X+1	Año X+2
Subvención	1-1-X	1.500	3		500	500	500

 

Los gastos e ingresos correspondientes a cada año se trasladarán, posteriormente, al ‘Presupuesto de gastos e ingresos’ de cada año afectado por los mismos, que veremos a continuación.

En cuanto a los pagos de las compras y los cobros de los fondos captados ligados a las inversiones y a la financiación específica de las mismas, se trasladarán al ‘Presupuesto de tesorería’, que veremos después del de gastos e ingresos.

2. Presupuesto de gastos e ingresos. Recoge la previsión sobre todos los conceptos por los que disminuirá o aumentará el excedente de la entidad en un período de tiempo determinado.

Lo habitual es realizarlo para el período de un año, pero puede hacerse mensual o trimestral. En él se deben reflejar todos los consumos de recursos y todas las entradas de recursos a la entidad, tengan o no una repercusión en la tesorería, como por ejemplo los gastos de personal o los gastos de alquiler de locales. Es importante saber que para las entidades que trabajáis con personas voluntarias, su tiempo de dedicación a los proyectos de la entidad no pueden ser considerados como gastos de personal.

Para poder realizar un seguimiento de cada actividad que compone el proyecto de la entidad, el presupuesto se divide por actividades. Un ejemplo de ‘Presupuesto de gastos e ingresos’ de una actividad podría ser el siguiente:

3. Presupuesto de tesorería. Es fundamental que las ONG lo realicéis de manera mensual y con proyección trimestral, ya que en el Tercer Sector son muy habituales las dificultades de liquidez. Tiene dos objetivos: 

1. Asegurar que la entidad podrá hacer frente a los pagos derivados de sus compras y gastos, y a la devolución de los créditos que mantenga con otras entidades o personas.
2. Prever los posibles problemas de liquidez con suficiente antelación como para poder encontrar soluciones adecuadas que tengan el menor coste posible para la entidad.

Este presupuesto se nutre de la información sobre:

• Pagos derivados de inversiones reflejadas en el ‘Presupuesto de inversiones y financiación específica’.
• Cobros derivados de captación de fondos reflejados en el ‘Presupuesto de inversiones y financiación específica’.
• Pagos derivados de gastos reflejados en el ‘Presupuesto de gastos e ingresos’
• Cobros derivados de ingresos reflejados en el ‘Presupuesto de gastos e ingresos.’

Asimismo, también se incluirán las previsiones sobre los siguientes movimientos:

• Pagos relacionados con la devolución de deudas pendientes.
• Cobros relacionados con la obtención de créditos.
• Pagos relacionados con préstamos concedidos a terceros o inversiones financieras.
• Cobros relacionados con la recuperación de préstamos concedidos o desinversiones financieras.

2.2. La contabilidad

El objetivo de la contabilidad es ofrecer una imagen fiel de la situación económica y financiera de la entidad, es decir, de lo que tiene, lo que debe, lo que le deben y su capacidad de generar recursos.

La información contable tiene dos tipos de destinatarios:

• Externos: la Administración, como el Ministerio de Economía, Hacienda, el Protectorado, o financiadores ya sean públicos o privados.
• Internos: los distintos órganos de la entidad y los responsables de su buen funcionamiento.

Existe una regulación específica de normas y procedimientos contables, reunidas en la adaptación del Plan General de Contabilidad (PGC) para las entidades sin fines lucrativos que se dividen en cinco partes:

1. Marco conceptual de la contabilidad: Se establecen los principios básicos y se definen los conceptos que se emplearán en las fases posteriores.

2. Normas de registro y valoración: Esta es la parte más importante porque se recogen de forma detallada cada uno de los criterios para registrar y valorar los distintos hechos económicos en función de las circunstancias.

3. Cuentas anuales: En esta parte se describe de forma detallada el formato del balance de situación, la cuenta de resultados y la Memoria que deben de elaborarse al cierre de cada ejercicio.

4. Cuadros de cuentas: Se trata de una relación ordenada de códigos y nombres de cuentas que servirán para reflejar los movimientos económicos en la contabilidad agrupados por la naturaleza de los mismos. De esta manera, por ejemplo, los gastos de personal se recogerán en un tipo de cuentas diferentes de las que recojan los gastos de arrendamientos.

5. Definiciones y relaciones contables: Esta última parte establece el modo de funcionar de cada una de las cuentas incluidas en el cuadro de cuentas del punto anterior.

A esta contabilidad resultante del PGC se la conoce también como contabilidad financiera, pero resulta mucho más útil si es complementada con criterios propios de cada entidad para la clasificación de los movimientos económicos, sobre todo de los que reflejan gastos e ingresos. Este enfoque contable se conoce como contabilidad analítica. Veámoslo con un ejemplo.

Supongamos que tenemos dos actividades en nuestra entidad financiadas en los siguientes porcentajes sobre su presupuesto total, de la siguiente manera:

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