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5 Recomendaciones para adelantarse a las convocatorias de ayudas y subvenciones

COMPASSS (dinamización)

  • Gestión financiera

Con frecuencia las convocatorias de subvenciones o ayudas nos cogen desprevenidas. La toma de decisiones para presentarnos, la formulación del proyecto y la preparación de la documentación no es tarea fácil y, a veces, los plazos de presentación se perciben demasiado cortos.

En este post queremos compartir unas recomendaciones útiles para anticiparse a las convocatorias de subvenciones o ayudas, que pueden agilizar la preparación de nuestra propuesta una vez abra el plazo de solicitud.

  1. Impulsa mecanismos para el diagnóstico de necesidades y líneas de actuación de tu entidad
  2. Alinea los retos de los proyectos con la estrategia de la entidad
  3. Cuenta con una base de datos de ideas innovadoras y de propuestas de financiación
  4. Busca alianzas con organizaciones vinculadas a vuestro ámbito de actuación
  5. Utiliza herramientas compartidas de gestión de la documentación

Siguiendo las recomendaciones que detallamos a continuación, estaremos en mejores condiciones para presentar un proyecto una vez se publiquen las bases de la convocatoria.

5 recomendaciones para adelantarse a las convocatorias de ayudas y subvenciones

1. Impulsa mecanismos para el diagnóstico de necesidades y líneas de actuación de tu entidad

¿Quién no se ha enfrentado al diseño de un proyecto con la mente en blanco y con ideas que no nos convencen?

Tener identificadas las necesidades y líneas de actuación de nuestra entidad debe ser una tarea continua. Para que nuestras propuestas se ajusten al máximo al estado de situación y las necesidades de nuestro ámbito de actuación es importante:

  • Estar al día sobre la realidad de nuestro ámbito de actuación: hacer seguimiento de las publicaciones, nuevas metodologías, evaluaciones o proyectos relacionados.
  • Contar con herramientas para la gestión del conocimiento en nuestras entidades: por ejemplo, podemos contar con un canal de comunicación específico sobre estas novedades o un banco de recursos compartido.
  • Dar voz a las personas participantes o colectivos de atención sobre cuáles son sus necesidades no cubiertas: los cuestionarios de satisfacción, buzones de opinión y de propuestas o la dinamización de grupos de discusión con este objetivo, nos puede dar mucha información.
  • Organizar espacios de coordinación y puesta en común con tu equipo de trabajo y otras áreas de tu entidad: pregunta y reflexiona con tu equipo y otras áreas de tu organización sobre en qué y cómo queremos seguir trabajando desde nuestra entidad.

Cualquier idea transformadora sobre lo que podría mejorar y cambiar para mejorar el impacto de nuestra organización es valiosa. No solo sobre qué tipo de acciones podemos realizar, sino las metodologías que usamos, el enfoque que tenemos al abordar nuestros objetivos, o incluso cómo nos organizamos y gestionamos nuestros recursos en el día a día.

2. Alinea los retos de los proyectos con la estrategia de la entidad

¿Y cuántas veces una propuesta bien formulada no ha pasado el filtro de la organización por no ser suficiente “estratégica”?

Muchas buenas ideas y propuestas innovadoras se quedan en el tintero por no ajustarse a las líneas de actuación en marcha o por requerir de una gran transformación para alinearse con las prioridades de la organización.

Para ahorrar mucho tiempo y esfuerzo es conveniente:

  • Tener claras las líneas de actuación prioritarias y el plan estratégico de la organización (si se cuenta con él) para enfocar nuestras ideas.
  • Poner en común las propuestas: las aportaciones del equipo pueden mejorar la propuesta inicial.
  • Contar con el visto bueno de los órganos decisores de la organización previamente al diseño detallado de un proyecto.

3. Cuenta con una base de datos de ideas innovadoras y de propuestas de financiación

¿No os ha pasado que justo cuando lo necesitáis se os ha olvidado aquella idea tan buena que tuvisteis?

Las claves 1 y 2 no son nada si no recogemos y sistematizamos esa información. Es fundamental contar con una o varias herramientas en las que volcar las necesidades y propuestas, que permitan compartir la información entre todo el equipo y estén integradas en nuestra dinámica de trabajo:

  • Herramienta de ideas innovadoras: Puede ser un documento o una aplicación sencilla (por ejemplo, una pizarra virtual), en la que recojamos las nuevas ideas de proyectos. Recomendamos que esta herramienta contemple, por lo menos, los siguientes apartados:
    • Palabras claves de la idea
    • A qué necesidad responde (¿por qué queremos innovar?)
    • Descripción breve de la idea (¿en qué consiste la idea innovadora?)
    • Qué tipo de innovación plantea (¿innovamos en la metodología, en el resultado que queremos obtener, en el ámbito en el planteamos trabajar...?)
    • Fuente de la idea: nombre de la persona, enlace al recurso, etc. (¿a quién o a qué debemos acudir para desarrollarla?)

Esto te ayudará a darle forma a la propuesta posteriormente.

  • Herramienta de enfoque de proyectos: Cuando tengamos una idea que consideremos valiosa, podemos elaborar una nota de enfoque que contenga la información más importante para desarrollar el proyecto posteriormente. En este caso, te recomendamos que esta herramienta cuente con los siguientes apartados:
    • Palabras claves de la propuesta
    • Descripción breve del proyecto
    • Necesidad a la que responde
    • Objetivos
    • Líneas de actuación
    • Alianzas
    • Presupuesto estimado
    • Posibles convocatorias en las que encaja

Esta herramienta es la que nos facilitará que, cuando se abra una convocatoria, tengamos la información básica contrastada y preparada para desarrollarla respondiendo a las bases reguladoras de la convocatoria específica a la que nos queremos presentar.

4. Busca alianzas con organizaciones vinculadas a vuestro ámbito de actuación

¿Habéis dejado alguna vez en blanco el apartado “alianzas”?

Un aspecto básico de la presentación de proyectos es no dejar ningún apartado en blanco. Sin embargo, a veces nos vemos en la obligación de hacerlo. Por ejemplo, cuando nos piden compromisos de colaboración firmados y no tenemos tiempo para recopilarlos.

Por este motivo, es fundamental anticiparnos. Como ya sabemos que suele ser un criterio común en convocatorias, debemos:

  1. Identificar qué administraciones, entidades sociales nacionales e internacionales, del ámbito académico o empresas privadas pueden estar interesadas y se considera pertinente su colaboración con nuestra organización.
  2. Organizar cuál es la finalidad y cuáles deben ser los compromisos de la colaboración para garantizar su pertinencia y favorecer la involucración de la organización aliada.
  3. Formalizar la alianza o colaboración por escrito, en un acuerdo de colaboración.

5. Utiliza herramientas compartidas de gestión de la documentación

¿No es posible que la documentación necesaria que presentar en una convocatoria nos tarde en llegar o no la encontremos en el último momento?

La digitalización nos ha facilitado nuestro trabajo en muchos sentidos y, en concreto, para disponer fácil y rápidamente de documentos. Sin embargo, a veces los documentos que utilizamos con más frecuencia no están compartidos u organizados para su acceso rápido. Para ello es importante incidir en:

  1. Tener identificada la documentación básica de nuestra entidad (CIF, estatutos, etc.)
  2. Contar con plantillas de declaraciones responsables para evitar la creación de documentos de cero.
  3. Utilizar carpetas compartidas con la documentación debidamente organizada.

Con todo esto, contaremos con mucho trabajo adelantado y una vez iniciado el plazo de una convocatoria podremos centrarnos en el diseño del proyecto y la preparación de la documentación en cumplimiento de los criterios específicos de cada convocatoria.

En COMPASSS hemos hablado en otras ocasiones sobre cómo prepararnos para diferentes líneas de financiación y la captación de fondos. Os dejamos aquí otros enlaces de interés que pueden ser útiles en los siguientes pasos para presentarnos a convocatorias de subvención y ayudas:

 

 

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